Ein Depot ist ein Schlüsseltresor oder Schlüsselschrank, in den Schlüsselkopien gehören. Anlegen, bearbeiten, deaktivieren und löschen kann es nur der Organisationsadministrator, unter Depots in der Seitenleiste. Kopien einlagern, entnehmen und zählen dürfen auch Zugangsmanager und Berechtigungsmanager.
Andere Bezeichnungen: Schlüsseltresor, Schlüsselschrank, Schlüsseldepot, Schlüsselkasten. Eine Kopie ist ein einzelnes Exemplar eines Schlüssels.
Ein Depot steht in einem Raum, also in einer Fläche von portierX. Gebäude und Standort ergeben sich aus diesem Raum. Bei Nordwerk Industries wäre das etwa der Schlüsselschrank Pforte in Werk Nord.
In ein Depot gehören Schlüsselkopien, keine Karten. Jede Kopie gehört in höchstens ein Depot. Wird eine Kopie ausgegeben, bleibt sie ihrem Depot zugeordnet. Der Reiter Schlüssel des Depots führt sie weiter, mit der Person, die sie hat.
In ein Depot kommt eine Kopie auf zwei Wegen. Sie wird dort eingelagert, oder sie kommt bei einer Rücknahme hinein. Eine entnommene Kopie gehört zu keinem Depot. Eine Kopie ohne Depot lässt sich trotzdem ausgeben. Einlagern und Entnehmen beschreibt Kopien in ein Depot legen und herausnehmen, die Rücknahme Einen Schlüssel oder eine Karte zurücknehmen.
Ein Depot legt der Organisationsadministrator unter Depots an.
Öffnen Sie Depots und klicken Sie auf Depot hinzufügen.
Tragen Sie unter Name den Namen ein. Unter Beschreibung halten Sie fest, was das Depot aufbewahrt und wer es nutzt.
Wählen Sie unter Standort den Standort.
Wählen Sie unter Gebäude das Gebäude. Liegt der Raum direkt am Standort, lassen Sie Kein Gebäude stehen.
Wählen Sie unter Raum den Raum, in dem der Tresor oder Schrank steht.
Klicken Sie auf Depot hinzufügen.
portierX öffnet danach die Seite des Depots. Ein anderer Standort leert die Felder Gebäude und Raum, ein anderes Gebäude leert das Feld Raum.
Depots führt jedes Depot mit Name, Standort, Status und Aufbewahrte Kopien. Unter Standort steht der Ort als Raum, Gebäude und Standort. Aufbewahrte Kopien zählt jede Kopie, die in das Depot gehört, auch die ausgegebenen. Das Suchfeld findet ein Depot über seinen Namen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Depot.
Die Seite eines Depots nennt seinen Namen, seinen Ort und seinen Status. Der Organisationsadministrator findet dort Bearbeiten. Die Inhalte verteilen sich auf fünf Reiter.
Reiter | Was er zeigt | Wer ihn sieht |
|---|---|---|
Schlüssel | Jede Kopie, die in das Depot gehört, mit Schlüssel, Kopie, Status, Besitzer und Hier seit, dazu die letzte Zählung. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Schlüssel. | Alle Rollen. Die Rolle Person sieht nur ihre eigenen Kopien. |
Zählungen | Jede Zählung des Depots mit ihrem Ergebnis. | Alle Rollen. Die Rolle Person sieht dort keine Zählung. |
Protokoll | Alles, was am Depot und an seinen Kopien geschah, das Neueste zuerst. | Alle Rollen. Die Rolle Person sieht nur Einträge, die ihre eigene Anmeldung oder sie selbst nennen. |
Fotos | Fotos des Tresors oder Schranks mit Bildunterschrift, Datum und dem Namen der Person, die sie hinzugefügt hat. | Alle Rollen außer der Rolle Person |
Informationen | Name, Beschreibung, Ort, Status und Datum der Anlage. Der Ort führt zur Seite des Raums, und dort steht, wer den Raum betreten darf. | Alle Rollen |
Fotos zeigen, wie der Tresor oder Schrank die Schlüssel verwahrt, zum Beispiel für eine Prüfung. Fotos hinzufügen und entfernen dürfen Organisationsadministrator, Zugangsmanager und Berechtigungsmanager.
Öffnen Sie unter Depots das Depot und den Reiter Fotos.
Klicken Sie auf Foto hinzufügen.
Wählen Sie unter Foto eine JPEG- oder PNG-Datei mit höchstens 25 MB.
Beschreiben Sie unter Bildunterschrift, was das Foto zeigt. Das Feld ist optional.
Klicken Sie auf Foto hinzufügen.
Ein Klick auf ein Foto zeigt es in voller Größe. Zum Entfernen klicken Sie auf das Papierkorbsymbol des Fotos und bestätigen mit Entfernen. Das Prüfprotokoll behält einen Eintrag über das entfernte Foto.
Ein Depot bearbeitet der Organisationsadministrator. Bearbeiten öffnet das Fenster Depot bearbeiten, auf der Seite des Depots, auf dem Reiter Informationen und im Menü der Zeile in Depots. Es zeigt dieselben Felder wie beim Anlegen. Änderungen speichern schließt ab. Eine leere Beschreibung löscht die bisherige.
Ein inaktives Depot bleibt in der Liste. Es nimmt keine Kopie an, und eine Rücknahme bietet es unter Empfangendes Depot nicht an. Deaktivieren und aktivieren kann nur der Organisationsadministrator.
Wählen Sie im Menü der Zeile in Depots oder auf dem Reiter Informationen den Eintrag Deaktivieren.
Bestätigen Sie mit Depot deaktivieren.
Der Status wechselt auf Inaktiv. Mit Aktivieren und Depot aktivieren wird das Depot wieder aktiv.
Hält das Depot Kopien, lehnt portierX das Deaktivieren ab. Das Fenster nennt die Zahl der Kopien und bietet Reiter Schlüssel öffnen an. Entnehmen Sie die Kopien dort und deaktivieren Sie das Depot danach.
Ein Depot löscht der Organisationsadministrator.
Wählen Sie im Menü der Zeile in Depots den Eintrag Löschen oder auf dem Reiter Informationen die Schaltfläche Depot löschen.
Bestätigen Sie mit Depot löschen.
Das Depot verschwindet aus der Liste, und eine Rücknahme kann es nicht mehr wählen. Seine Einträge bleiben im Prüfprotokoll. Hält das Depot Kopien, lehnt portierX das Löschen ab, wie beim Deaktivieren.
Anlegen, Bearbeiten, Deaktivieren, Aktivieren und Löschen stehen mit Person und Zeitpunkt auf dem Reiter Protokoll des Depots und im Prüfprotokoll. Dasselbe gilt für jedes hinzugefügte und entfernte Foto.
Nach dem Anlegen öffnet portierX die Seite des Depots.
Bei einer Rücknahme bietet Empfangendes Depot nur aktive Depots an.
Anlegen, bearbeiten, deaktivieren, aktivieren und löschen kann nur der Organisationsadministrator. Zugangsmanager, Berechtigungsmanager und Sicherheitsmonitor sehen die Depots und ändern sie nicht.
Kopien einlagern, entnehmen, zählen sowie Fotos hinzufügen und entfernen dürfen Organisationsadministrator, Zugangsmanager und Berechtigungsmanager.
Ein Depot steht immer in einem Raum. Ohne Raum lässt es sich nicht speichern.
Ein Depot, das Kopien hält, lässt sich weder deaktivieren noch löschen. Das gilt auch für ausgegebene Kopien, die in dieses Depot gehören.
Ein gelöschtes Depot lässt sich nicht wiederherstellen.
Der Name hat höchstens 255 Zeichen, die Beschreibung höchstens 2.000.
Ein Depot hat keinen eigenen Verantwortlichen und keinen Stellvertreter. Verantwortliche benennen Sie für den Standort oder das Gebäude, in dem das Depot steht (siehe Festlegen, wer für einen Ort verantwortlich ist).
Eine Kopie aus einem Depot gibt aus, wer Schlüssel ausgeben darf: Organisationsadministrator, Zugangsmanager oder Berechtigungsmanager. Das Depot schränkt das nicht ein.
Mit der Rolle Person sieht man unter Depots jedes Depot. Auf dem Reiter Schlüssel stehen nur die eigenen Kopien, und Aufbewahrte Kopien zählt nur diese. Zählungen und Fotos sieht diese Rolle nicht.
