Ein Depot ist ein Schlüsseltresor oder Schlüsselschrank, in den Schlüsselexemplare gehören. Anlegen, bearbeiten, deaktivieren und löschen kann es nur der Organisationsadministrator, unter Depots in der Seitenleiste. Exemplare einlagern, entnehmen und zählen dürfen auch Zutrittsmanager und Zutrittsmedien-Manager.
Andere Bezeichnungen: Schlüsseltresor, Schlüsselschrank, Schlüsseldepot, Schlüsselkasten. Ein Exemplar ist ein einzelnes Stück eines Schlüssels, auch Kopie genannt.
Ein Depot steht in einem Raum, so wie portierX ihn unter Räume führt. Gebäude und Standort ergeben sich aus diesem Raum. Bei Nordwerk Industries wäre das etwa der Schlüsselschrank Pforte in Werk Nord.
In ein Depot gehören Schlüsselexemplare, keine Karten. Jedes Exemplar gehört in höchstens ein Depot. Wird ein Exemplar ausgegeben, bleibt es seinem Depot zugeordnet. Der Tab Schlüssel des Depots führt es weiter, mit der Person, die es hat.
In ein Depot kommt ein Exemplar auf zwei Wegen. Es wird dort eingelagert, oder es kommt bei einer Rückgabe hinein. Ein entnommenes Exemplar gehört zu keinem Depot. Ein Exemplar ohne Depot lässt sich trotzdem ausgeben. Einlagern und Entnehmen beschreibt Exemplare in ein Depot legen und herausnehmen, die Rückgabe Die Rückgabe eines Schlüssels oder einer Karte erfassen.
Ein Depot legt der Organisationsadministrator unter Depots an.
Öffnen Sie Depots und klicken Sie auf Depot hinzufügen.
Tragen Sie unter Name den Namen ein. Unter Beschreibung halten Sie fest, was das Depot aufbewahrt und wer es nutzt.
Wählen Sie unter Standort den Standort.
Wählen Sie unter Gebäude das Gebäude. Liegt der Raum direkt am Standort, lassen Sie Kein Gebäude stehen.
Wählen Sie unter Raum den Raum, in dem der Tresor oder Schrank steht.
Klicken Sie auf Depot hinzufügen.
portierX öffnet danach die Seite des Depots. Ein anderer Standort leert die Felder Gebäude und Raum, ein anderes Gebäude leert das Feld Raum. In Standort, Gebäude und Raum finden Sie jeden Ort Ihrer Organisation, wenn Sie einen Teil seines Namens eintippen.
Depots führt jedes Depot mit Name, Standort, Status und Aufbewahrte Exemplare. Unter Standort steht der Ort als Raum, Gebäude und Standort. Aufbewahrte Exemplare zählt jedes Exemplar, das in das Depot gehört, auch die ausgegebenen. Das Suchfeld findet ein Depot über seinen Namen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Depot.
Die Seite eines Depots nennt seinen Namen, seinen Ort und seinen Status. Der Organisationsadministrator findet dort Bearbeiten. Die Inhalte verteilen sich auf fünf Tabs.
Tab | Was er zeigt | Wer ihn sieht |
|---|---|---|
Schlüssel | Jedes Exemplar, das in das Depot gehört, mit Schlüssel, Exemplar, Status, Besitzer und Hier seit, dazu die letzte Zählung. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Schlüssel. | Alle Rollen. Die Rolle Person sieht nur ihre eigenen Exemplare. |
Zählungen | Jede Zählung des Depots mit ihrem Ergebnis. | Alle Rollen. Die Rolle Person sieht dort keine Zählung. |
Audit-Log | Alles, was am Depot und an seinen Exemplaren geschah, das Neueste zuerst. | Alle Rollen. Die Rolle Person sieht nur Einträge, die das eigene Benutzerkonto oder die eigene Person nennen. |
Fotos | Fotos des Tresors oder Schranks mit Bildunterschrift, Datum und dem Namen der Person, die sie hinzugefügt hat. | Alle Rollen außer der Rolle Person |
Informationen | Name, Beschreibung, Ort, Status und Datum der Anlage. Der Ort führt zur Seite des Raums, und dort steht, wer den Raum betreten darf. | Alle Rollen |
Fotos zeigen, wie der Tresor oder Schrank die Schlüssel verwahrt, zum Beispiel für eine Prüfung. Fotos hinzufügen und entfernen dürfen Organisationsadministrator, Zutrittsmanager und Zutrittsmedien-Manager.
Öffnen Sie unter Depots das Depot und den Tab Fotos.
Klicken Sie auf Foto hinzufügen.
Wählen Sie unter Foto eine JPEG- oder PNG-Datei mit höchstens 25 MB.
Beschreiben Sie unter Bildunterschrift, was das Foto zeigt. Das Feld ist optional.
Klicken Sie auf Foto hinzufügen.
Ein Klick auf ein Foto zeigt es in voller Größe. Zum Entfernen klicken Sie auf das Papierkorbsymbol des Fotos und bestätigen mit Entfernen. Das Audit-Log behält einen Eintrag über das entfernte Foto.
Ein Depot bearbeitet der Organisationsadministrator. Bearbeiten öffnet das Fenster Depot bearbeiten, auf der Seite des Depots, auf dem Tab Informationen und im Menü der Zeile in Depots. Es zeigt dieselben Felder wie beim Anlegen, mit dem Ort des Depots. Änderungen speichern schließt ab. Eine leere Beschreibung löscht die bisherige.
Ein inaktives Depot bleibt in der Liste. Es nimmt kein Exemplar an, und eine Rückgabe bietet es unter Empfangendes Depot nicht an. Deaktivieren und aktivieren kann nur der Organisationsadministrator.
Wählen Sie im Menü der Zeile in Depots oder auf dem Tab Informationen den Eintrag Deaktivieren.
Bestätigen Sie mit Depot deaktivieren.
Der Status wechselt auf Inaktiv. Mit Aktivieren und Depot aktivieren wird das Depot wieder aktiv.
Hält das Depot Exemplare, lehnt portierX das Deaktivieren ab. Das Fenster nennt die Zahl der Exemplare und bietet Tab Schlüssel öffnen an. Entnehmen Sie die Exemplare dort und deaktivieren Sie das Depot danach.
Ein Depot löscht der Organisationsadministrator.
Wählen Sie im Menü der Zeile in Depots den Eintrag Löschen oder auf dem Tab Informationen die Schaltfläche Depot löschen.
Bestätigen Sie mit Depot löschen.
Das Depot verschwindet aus der Liste, und eine Rückgabe kann es nicht wählen. Seine Einträge bleiben im Audit-Log. Hält das Depot Exemplare, lehnt portierX das Löschen ab, wie beim Deaktivieren.
Anlegen, Bearbeiten, Deaktivieren, Aktivieren und Löschen stehen mit Person und Zeitpunkt auf dem Tab Audit-Log des Depots und im Audit-Log. Dasselbe gilt für jedes hinzugefügte und entfernte Foto.
Nach dem Anlegen öffnet portierX die Seite des Depots.
Bei einer Rückgabe bietet Empfangendes Depot nur aktive Depots an.
Anlegen, bearbeiten, deaktivieren, aktivieren und löschen kann nur der Organisationsadministrator. Zutrittsmanager, Zutrittsmedien-Manager und Sicherheitsmonitor sehen die Depots und ändern sie nicht.
Exemplare einlagern, entnehmen, zählen sowie Fotos hinzufügen und entfernen dürfen Organisationsadministrator, Zutrittsmanager und Zutrittsmedien-Manager.
Ein Depot steht immer in einem Raum. Ohne Raum lässt es sich nicht speichern.
Ein Depot, das Exemplare hält, lässt sich weder deaktivieren noch löschen. Das gilt auch für ausgegebene Exemplare, die in dieses Depot gehören.
Ein gelöschtes Depot lässt sich nicht wiederherstellen.
Der Name hat höchstens 255 Zeichen, die Beschreibung höchstens 2.000.
Ein Depot hat keinen eigenen Verantwortlichen und keinen Stellvertreter. Verantwortliche benennen Sie für den Standort oder das Gebäude, in dem das Depot steht (siehe Festlegen, wer für einen Ort verantwortlich ist).
Ein Exemplar aus einem Depot gibt aus, wer Schlüssel ausgeben darf: Organisationsadministrator, Zutrittsmanager oder Zutrittsmedien-Manager. Das Depot schränkt das nicht ein.
Mit der Rolle Person sieht man unter Depots jedes Depot. Auf dem Tab Schlüssel stehen nur die eigenen Exemplare, und Aufbewahrte Exemplare zählt nur diese. Zählungen und Fotos sieht diese Rolle nicht.
