Ein Rückgabedatum ist der Tag, an dem eine Person einen Schlüssel oder eine Karte zurückgeben soll. portierX zeigt es an der Kopie, erinnert vorher, am Tag und danach per E-Mail daran und führt die Kopie nach Ablauf als überfällig. Beim Zuweisen setzt das Rückgabedatum, wer zuweist. Für eine ausgegebene Kopie ändern es der Organisationsadministrator und der Zugangsmanager auf der Seite der Person. Wann die Erinnerungen verschickt werden, legt der Organisationsadministrator unter Einstellungen, Benachrichtigungen fest.
Andere Bezeichnungen: Fälligkeitsdatum, Rückgabetermin, Leihfrist. Auf der Seite der Person steht das Rückgabedatum in der Spalte Rückgabe fällig, beim Zuweisen heißt es Ende, in den Einstellungen der Benachrichtigungen Enddatum.
Das Rückgabedatum gehört zu einer Kopie, die eine Person hält. Das Enddatum der Person steht im Personendatensatz und gilt für alles, was sie hält. Bei Nordwerk Industries hält Anna Brandt den Schlüssel NW-GS-014 für den Serverraum in Werk Nord mit Rückgabedatum 14. November, ihr Vertrag endet am 30. November. Die Erinnerungen richten sich nach dem 14. November. Endet ihr Vertrag schon am 10. November, ist der Schlüssel ab dem 10. November überfällig.
Merkmal | Rückgabedatum | Enddatum der Person |
|---|---|---|
Wo es steht | An der Kopie, in der Spalte Rückgabe fällig | Im Personendatensatz |
Macht die Kopie überfällig | Ja | Ja, wenn es früher kommt |
Löst Erinnerungs-E-Mails aus | Ja | Nein |
Sperrt die Kopie | Nein | Nein, auch das Enddatum sperrt nichts |
Was es begrenzt | Nichts | Das Rückgabedatum liegt nie danach. Nach dem Enddatum erhält die Person keine Zuweisung mehr. |
Keines der beiden Daten schaltet einen Schlüssel oder eine Karte ab, weder in portierX noch in einem angebundenen Zutrittssystem. Die Kopie öffnet, was sie geöffnet hat, bis sie zurückgenommen ist (Einen Schlüssel oder eine Karte zurücknehmen).
Beim Zuweisen setzen Sie das Rückgabedatum als Ende des Zugangs, für alle Schlüssel gemeinsam oder je Schlüssel (Einer Person Zugang geben). Für eine ausgegebene Kopie ändern es der Organisationsadministrator und der Zugangsmanager.
Öffnen Sie Personen und die Person. Klicken Sie in Zugewiesene Zugangsberechtigungen in der Spalte Rückgabe fällig auf das Datum, oder auf Rückgabedatum festlegen, wenn die Kopie keines hat.
Das Fenster Rückgabedatum aktualisieren zeigt die Kopie. Klicken Sie auf ihr Datum, wählen Sie unter Datum auswählen Tag und Uhrzeit und übernehmen Sie mit Anwenden.
Wählen Sie Rückgabedatum aktualisieren.
Ein Tag vor heute und ein Tag nach dem Enddatum der Person sind nicht wählbar. Für das geänderte Datum beginnen die Erinnerungen von vorn, und was für das alte Datum geplant war, entfällt. Alle anderen Rollen sehen das Rückgabedatum, ändern es aber nicht.
Eine Kopie ist überfällig, sobald ihr Rückgabedatum oder das Enddatum der Person vorbei ist, je nachdem, was früher kommt. Sieben Tage vorher steht sie auf der Seite der Person auf Läuft bald ab, danach auf Überfällig. Genauso zählt sie das Dashboard (Das Dashboard lesen), und unter Personen, Reiter Rückgaben, steht die Person mit allem, was fällig ist (Übergaben und Rückgaben abarbeiten). Eine Kopie ohne Rückgabedatum wird mit dem Enddatum der Person fällig, eine Kopie ohne beide Daten nie.
portierX prüft jede Stunde, welche ausgegebenen Kopien ein Rückgabedatum haben, und verschickt zu jedem Rückgabedatum vier Arten von E-Mails. Die Tage gelten so, wie die Organisation sie eingestellt hat. Ohne eigene Einstellung gelten die Werte in Klammern.
Wann | An wen | |
|---|---|---|
„Schlüssel bald fällig“ | Einmal innerhalb der Tage vor dem Rückgabedatum (14) | Inhaber, ausgebende Person, freigebende Personen |
„Schlüssel heute fällig“ | Am Rückgabedatum | Dieselben |
„Schlüssel überfällig“ | Die eingestellten Tage nach dem Rückgabedatum (3), wenn die Kopie nicht zurück ist | Dieselben |
„Schlüssel immer noch nicht zurückgegeben“ | Die eingestellten Tage nach dem Rückgabedatum (7), wenn die Kopie nicht zurück ist | Die Empfänger der Eskalation |
Der Inhaber ist die Person, die die Kopie hält. Die E-Mail geht an die Adresse in ihrem Personendatensatz. Die ausgebende Person ist der Benutzer, der die Kopie ausgegeben hat. Freigebende Personen sind alle, die der Anfrage zugestimmt haben, über die die Kopie ausgegeben wurde.
Die Eskalation geht an alle, die an diesem Tag die eingestellte Rolle haben, standardmäßig Sicherheitsmonitor, oder an die verantwortlichen Personen der Standorte und Gebäude, die der Schlüssel öffnet. Sie nennt, wer vorher informiert wurde, wann und in welcher Funktion, und warum eine E-Mail nicht ankam. Sie geht erst, wenn die Erinnerungen, die sie aufführt, versendet oder endgültig gescheitert sind. Für einen Schlüssel, der eine Freigabe brauchte, gilt eine eigene Frist, die nie später liegt.
Jede E-Mail nennt den Schlüssel, die Person, die ihn hält, und das Rückgabedatum, die späteren auch die Tage der Überfälligkeit. „Schlüssel öffnen“ führt zum Reiter Kopien des Schlüssels. Die E-Mails kommen in der Sprache der Organisation, die Daten in ihrer Zeitzone.
Eine Erinnerung entfällt, wenn die Kopie zurück ist, wenn sich das Rückgabedatum geändert hat oder wenn der Empfänger sie abgeschaltet hat. Hat ein Empfänger keine E-Mail-Adresse, geht nichts an ihn, und die Eskalation führt ihn als nicht informiert.
Jeder Benutzer sieht im Benutzermenü unter Konto, Reiter Benachrichtigungen, welche dieser E-Mails er erhält, und schaltet sie einzeln ab (Ihr eigenes Konto: Erinnerungs-E-Mails und Sprache). Hat die Organisation eine Empfängergruppe als Pflicht markiert, bleiben deren Erinnerungen an. Die Eskalation lässt sich nicht abschalten. Ein Inhaber ohne Benutzerkonto erhält die Erinnerungen immer.
Der Organisationsadministrator legt unter Einstellungen, Benachrichtigungen die Tage fest, wer die Eskalation erhält und wer die Erinnerungen nicht abschalten kann (Festlegen, wann Erinnerungs-E-Mails verschickt werden und wer sie erhält). Ohne eigene Einstellung gelten 14 Tage vorher, der Tag selbst, 3 Tage danach und die Eskalation nach 7 Tagen an alle mit der Rolle Sicherheitsmonitor.
Jede Erinnerung steht im Prüfprotokoll, als Erinnerung gesendet oder als Erinnerung nicht gesendet mit dem Grund. So lässt sich später zeigen, wer wann an einen Schlüssel erinnert wurde.
Weder das Rückgabedatum noch das Enddatum der Person sperrt eine Kopie. Sie gilt, bis sie zurückgenommen ist.
Die Erinnerungen folgen nur dem Rückgabedatum. Eine Kopie ohne Rückgabedatum erhält keine Erinnerung, auch wenn das Enddatum der Person vorbei ist. Auf der Rückgabeliste steht sie trotzdem.
Erinnerungen gibt es nur für ausgegebene Kopien. Eine reservierte Kopie erhält keine.
Ein geändertes Rückgabedatum liegt nie vor heute und nie nach dem Enddatum der Person.
Jede E-Mail geht einmal je Empfänger und Rückgabedatum.
Die Eskalation lässt sich nicht abschalten.
