Unter Personen führen zwei Reiter die Arbeit an der Ausgabestelle. Übergaben zeigt, wer auf einen Schlüssel oder eine Karte wartet, Rückgaben, wer einen Schlüssel oder eine Karte zurückgeben muss. Beide Listen sehen die Rollen Organisationsadministrator, Zugangsmanager, Berechtigungsmanager und Sicherheitsmonitor. Die Listen selbst ändern nichts. Jede Schaltfläche öffnet die Seite der Person, und dort übergibt oder nimmt zurück, wer die Rolle Organisationsadministrator, Zugangsmanager oder Berechtigungsmanager hat.
Andere Bezeichnungen: Ausgabeliste, offene Ausgaben, Rückgabeliste, ausstehende Rückgaben, überfällige Schlüssel.
Unter Personen, Reiter Übergaben, steht je Person eine Zeile. Sie trägt alle Kopien, die für die Person reserviert sind, und in der Spalte Wartet die Tage seit der ältesten Reservierung, etwa „Wartet 3 Tage“ oder „Heute reserviert“. Wer am längsten wartet, steht oben. Über der Liste zählt ein Hinweis die Personen, denen nichts zu übergeben ist.
Die Zeilen stehen in drei Abschnitten.
Abschnitt | Wer dort steht | Schaltfläche |
|---|---|---|
Zu übergeben | Für die Person ist mindestens eine Kopie reserviert, deren Übergabe nicht begonnen hat. | Übergeben |
Wartet auf Freigabe | Eine Zugangsanfrage hält die Kopie. Unter der Zeile steht, auf wessen Entscheidung sie wartet. | keine |
Wartet auf Bestätigung | Jede Kopie der Zeile ist übergeben oder per Post verschickt, die Bestätigung der Person fehlt. Bei der Post steht die Sendungsnummer dabei. | Verwalten |
Kann niemand die Anfrage entscheiden, steht in der Zeile „Wartet, bis jemand benannt ist, der entscheiden kann.“ Wer entscheidet, wird benannt wie in Freigebende, Eigentümer und Prüfende benennen. Eine Kopie, die reserviert wurde, bevor ihr Schlüssel eine Freigabe brauchte, hat keine Anfrage. Stornieren Sie diese Reservierung und weisen Sie den Schlüssel erneut zu, dann entsteht die Anfrage.
Jede Schaltfläche in der Liste Übergaben führt auf die Seite der Person.
Übergeben öffnet die Seite der Person mit dem Fenster der Übergabe, für die erste Kopie der Zeile, die Sie übergeben dürfen (Einen Schlüssel oder eine Karte übergeben und den Empfang bestätigen). Die übrigen Kopien der Zeile bleiben in der Liste, bis auch sie übergeben sind.
Verwalten öffnet dasselbe Fenster für eine Übergabe, die auf die Bestätigung wartet. Dort bestätigen Sie mit PIN oder PDF oder offline, oder Sie sehen den Versand an (Eine offene Übergabe abschließen).
Nach Name suchen sucht über alle Seiten nach Vorname, Nachname oder E-Mail-Adresse. Bei mehreren Wörtern muss jedes Wort passen.
Die Liste zeigt standardmäßig zehn Personen je Seite. Die Seitenauswahl unter Zu übergeben blättert durch die ganze Liste, und Wartet auf Bestätigung zeigt die Personen der Seite, die Sie vor sich haben. Wartet auf Freigabe hat eine eigene Seitenauswahl. Die Zahl am Reiter Übergaben zählt die Personen der Liste ohne Wartet auf Freigabe.
Unter Personen, Reiter Rückgaben, steht jede Person, die einen Schlüssel oder eine Karte über die Fälligkeit hinaus hält. Fällig ist eine Kopie am Rückgabedatum oder am Enddatum der Person, je nachdem, was früher kommt (Rückgabedaten, Erinnerungen und überfällige Schlüssel). Dazu kommen Schlüssel, deren Zugang über eine Personengruppe entfernt wurde. Je Person gibt es eine Zeile, die älteste Schuld steht oben.
Spalte | Inhalt |
|---|---|
Person | Die Person, die etwas zurückgeben muss. |
Noch zurückzugeben | Jede fällige Kopie, mit Zutritt beendet, wenn ihr Rückgabedatum vorbei ist, oder Person ausgeschieden, wenn das Enddatum der Person vorbei ist. |
Ausstehend | Die vollen Tage seit der ältesten fälligen Kopie, etwa „3 Tage überfällig“. Vor dem ersten vollen Tag steht Wartet. |
Als zurückgegeben erfassen öffnet die Seite der Person. Dort nehmen Sie die Kopien zurück wie in Einen Schlüssel oder eine Karte zurücknehmen. Danach verlässt die Kopie die Liste.
Eine Zeile verlässt die Liste Übergaben nur, wenn sich etwas ändert: die Übergabe ist bestätigt, die Reservierung storniert, oder der Person steht der Schlüssel nicht mehr zu. Aus der Liste selbst lässt sich nichts entfernen.
Eine Zeile in Wartet auf Freigabe bietet keine Übergabe. Die Übergabe wartet, bis die Freigabe erteilt ist.
Eine Kopie, die eine Zugangsanfrage hält, übergibt nur, wer die Anfrage gestellt hat, oder ein Organisationsadministrator. Allen anderen fehlt die Schaltfläche Übergeben für diese Kopie.
Der Sicherheitsmonitor sieht beide Listen, übergibt und nimmt aber nichts zurück.
Die Liste Rückgaben hat keine Suche und keinen Filter. Ein Schlüssel, der nicht zurückkommt, wird gemeldet (Verlust, Diebstahl oder Schaden an Schlüssel oder Karte melden).
