Eine Übergabe bringt eine reservierte Kopie zu der Person, für die sie bestimmt ist, und hält fest, wie die Person den Empfang bestätigt. Übergeben kann, wer die Rolle Organisationsadministrator, Zugangsmanager oder Berechtigungsmanager hat. Die Übergabe beginnt auf der Seite der Person im Abschnitt Reservierte Zugangsberechtigungen oder unter Personen im Reiter Übergaben mit Übergeben.
Andere Bezeichnungen: Ausgabe, Aushändigung, Schlüsselausgabe. portierX nennt den Vorgang Übergabe, sein Datensatz ist ein Übergabedokument mit Dokument-ID. Die einzelne Ausfertigung eines Schlüssels heißt Kopie.
Diese Seite beschreibt die Übergabe einer Kopie, die bereits reserviert ist. Die Übergabe direkt beim Zuweisen, mit der Tabelle der Bestätigungsmethoden, steht in Einer Person Zugang geben. Eine Übergabe, die auf die Bestätigung der Person wartet, schließen Sie ab wie in Eine offene Übergabe abschließen.
Für die Person ist eine Kopie reserviert. portierX reserviert eine Kopie, wenn der Zugang an einem späteren Tag beginnt, wenn eine Personengruppe Zugang erhält oder wenn ein Schlüssel auf eine Freigabe wartet.
Für die PIN-Methode steht im Personendatensatz eine E-Mail-Adresse.
Auf der Seite der Person steht über Zugewiesene Zugangsberechtigungen der Abschnitt Reservierte Zugangsberechtigungen. Er erscheint nur, wenn für die Person etwas reserviert ist. Jede Zeile ist ein Übergabedokument mit Dokument-ID, Berechtigung, Erstellungsdatum, Übergeben und Status. Die Spalte Übergeben nennt Persönlich oder Per Post, sobald die Kopie übergeben oder verschickt ist.
Status | Bedeutung | Menü der Zeile |
|---|---|---|
Übergabe ausstehend | Die Kopie liegt bereit, die Person hat sie nicht erhalten. | Übergeben, PDF generieren, Zuweisung abbrechen |
Wartet auf Bestätigung | Die Kopie ist übergeben oder verschickt, die Bestätigung der Person fehlt. | Mit PIN/PDF bestätigen, Offline bestätigen, PDF generieren, Zuweisung abbrechen, bei einer verschickten Kopie dazu Versand anzeigen |
Wartet auf Freigabe | Eine Zugangsanfrage hält die Kopie. Darunter steht, auf wessen Freigabe sie wartet. | Zuweisung abbrechen, Anfrage Ansehen |
Solange eine Kopie auf eine Freigabe wartet, stehen Übergeben und PDF generieren gesperrt im Menü, mit dem Satz, auf wen sie warten. Nach der Zustimmung steht die Zeile auf Übergabe ausstehend und trägt zusätzlich Anfrage Ansehen. Wie Sie eine Zeile auf Wartet auf Bestätigung abschließen, steht in Eine offene Übergabe abschließen.
Die Person steht am Schalter, und Sie übergeben die Kopie.
Wählen Sie im Menü der Zeile Übergeben. Unter Personen, Reiter Übergaben, öffnet Übergeben in der Zeile der Person deren Seite mit demselben Fenster. Das Fenster Übergabe der Zugangsmittel bestätigen öffnet sich.
Lassen Sie unter Übergeben die Auswahl Persönlich stehen.
Wählen Sie, wie die Person den Empfang bestätigt: Digitale Unterschrift, PIN-Methode oder Papierbestätigung.
Wählen Sie Bestätigen. Was dann geschieht, hängt von der Methode ab.
Die Person liest den Satz, den sie mit ihrer Unterschrift bestätigt: „Ich habe die Zugangsmittel dieser Übergabe erhalten, bin für deren sichere Aufbewahrung verantwortlich und gebe sie auf Verlangen zurück.“ Dann unterschreibt sie im Feld Unterschrift mit Finger, Maus oder Trackpad. Löschen leert das Feld. Ein kurzer Strich zählt nicht als Unterschrift, Bestätigen bleibt bis zu einer vollständigen Unterschrift gesperrt. Mit Bestätigen speichert portierX die unterschriebene Quittung als PDF und schließt die Übergabe ab. Reißt die Verbindung ab, bleibt die Unterschrift im Feld, und die Person unterschreibt nicht zweimal.
Nach Bestätigen zeigt das Fenster unter Per E-Mail die Adresse aus dem Personendatensatz. PIN senden schickt der Person eine sechsstellige PIN per E-Mail. Zurück führt zur Auswahl der Methode, ohne etwas zu senden. Fragen Sie die Person nach der PIN, tragen Sie sie unter 6-stellige PIN eingeben ein und wählen Sie Jetzt verifizieren. Mit der richtigen PIN ist die Übergabe abgeschlossen.
Mit dem Senden der PIN gilt der Schlüssel als persönlich übergeben. Wird die PIN erst später eingegeben, steht die Übergabe bis dahin auf Wartet auf Bestätigung.
Nach Bestätigen erzeugt portierX das Übergabeformular als PDF zum Drucken, und die Person unterschreibt es. Der Schlüssel gilt als persönlich übergeben. Die Übergabe steht auf Wartet auf Bestätigung, bis Sie das unterschriebene Formular hochladen oder die Übergabe offline bestätigen.
Der Schlüssel geht per Post an die Person, und portierX hält den Versand fest.
Wählen Sie Übergeben wie beim persönlichen Übergeben.
Wählen Sie unter Übergeben die Option Per Post. Die Bestätigungsmethoden verschwinden, denn die Person bestätigt erst nach dem Empfang.
Tragen Sie die Sendungsnummer ein. Ohne sie bleibt Als versendet markieren gesperrt.
Prüfen Sie das Versanddatum. Voreingestellt ist heute, ein Tag in der Zukunft ist nicht wählbar.
Legen Sie unter Versandnachweis (optional) bei Bedarf ein PDF oder ein Foto der Quittung ab.
Übergabeformular zum Versand mit dem Schlüssel drucken ist angehakt und öffnet das Formular zum Beilegen. Nehmen Sie den Haken heraus, wenn kein Formular mitgeht.
Wählen Sie Als versendet markieren.
Die Zeile steht danach auf Wartet auf Bestätigung und trägt im Menü Versand anzeigen. Das öffnet dasselbe Fenster mit der Sendungsnummer, dem Versanddatum und dem Nachweis unter Ansehen. Darunter stehen die beiden Wege zum Abschluss, Mit PIN/PDF bestätigen und Offline bestätigen.
Jede bestätigte Übergabe hat eine Quittung. Sie nennt die Dokument-ID, den Zeitpunkt der Übergabe, die Methode, wer empfangen und wer zugewiesen hat, und unter Was übergeben wurde jeden Schlüssel und jede Karte mit eigenem Rückgabedatum.
Nach einer Unterschrift beim Zuweisen öffnet sich die Übergabebestätigung sofort, mit der Unterschrift und mit PDF herunterladen. Später öffnet Übergabequittung anzeigen im Übergabenachweis die Quittung jeder bestätigten Übergabe. Die unterschriebene PDF-Datei liegt dort unter Unterschriebenes Dokument.
Wird eine reservierte Kopie nicht gebraucht, wählen Sie im Menü der Zeile Zuweisung abbrechen und bestätigen mit Zuweisung stornieren. Die Kopie ist danach frei, die Zeile verlässt die Liste, und der Abbruch steht im Prüfprotokoll. Das geht auch, solange die Kopie auf eine Freigabe wartet. Bleibt einer Zugangsanfrage danach keine reservierte Kopie, endet die Anfrage.
Eine bestätigte Übergabe steht auf Bestätigt, die Kopie ist ausgegeben, und die Person verlässt den Reiter Übergaben, sobald ihr nichts mehr zu übergeben ist.
Die Person erhält die E-Mail „Ihre Übergabe wurde bestätigt“ mit der Liste der Schlüssel und ihrer Rückgabedaten. Ohne E-Mail-Adresse geht keine E-Mail, die Übergabe ist trotzdem abgeschlossen.
Das Prüfprotokoll hält die Bestätigung mit ihrer Methode fest.
ASSA ABLOY eCLIQ bucht den Schlüssel auf die Person, Interflex verknüpft den Ausweis mit der Person. Beides geschieht, sobald die Kopie der Person zugewiesen oder für sie reserviert ist, und nur, wenn der automatische Abgleich der Verbindung eingeschaltet ist. Eine Kopie, die auf eine Freigabe gewartet hat, geht erst mit der bestätigten Übergabe an eCLIQ oder Interflex. Der Abgleich steht im Synchronisationsprotokoll der Verbindung.
Eine Übergabe wartet, solange eine Freigabe offen ist. Wann ein Schlüssel eine Freigabe braucht, steht in Wann ein Zugang eine Freigabe braucht.
Vor dem Starttag des Zugangs übergibt portierX keine Kopie und nennt das Startdatum.
Eine Kopie, die eine Zugangsanfrage hält, übergibt oder storniert nur, wer die Anfrage gestellt hat, oder ein Organisationsadministrator. Allen anderen fehlen diese Einträge im Menü und im Reiter Übergaben die Schaltfläche Übergeben.
Nur benachrichtigen gibt es nur beim Zuweisen. Eine reservierte Kopie bestätigt die Person mit Unterschrift, PIN oder Papierformular.
Als versendet markieren schließt keine Übergabe ab. Sie bleibt offen, bis die Person den Empfang bestätigt.
