Zutritt vergeben ist die Aufgabe, die Sie in portierX am häufigsten erledigen. Sie braucht die Rolle Organisationsadministrator, Zutrittsmanager oder Zutrittsmedien-Manager und beginnt bei der Person, mit Zutritt gewähren auf ihrer Seite, oder unter Räume, mit Zutritt gewähren in der Zeile eines Raums oder Zutritt zuweisen für mehrere markierte Räume. Auch von einem Schlüssel aus öffnet sich derselbe Ablauf.
Andere Bezeichnungen: Schlüssel, Karte, Transponder. Auf dem Bildschirm heißen sie Zutrittsmedien. Räume heißen auch Flächen oder Bereiche.
Der Ablauf hat drei Seiten. Auf Zutritt zuweisen wählen Sie die Person, die Räume und die Schlüssel. Auf Zuweisung prüfen legen Sie fest, wann der Zutritt beginnt und endet und wie die Schlüssel übergeben werden. Zuletzt folgt die Übergabe selbst. Die Leiste über der Prüfseite zeigt die drei Schritte Auswählen, Prüfen und Zuweisen.
Die Person ist angelegt (Eine Person anlegen, Feld für Feld).
Die Räume sind angelegt und mit ihren Türen verknüpft (Zutrittspunkte anlegen und mit Räumen verknüpfen). Einen Raum ohne Tür kann kein Schlüssel abdecken.
Die Karte 1 - Wer benötigt Zutritt. Der Schalter Wer Zutritt erhält steht auf Eine Person; Eine Gruppe vergibt an eine Personengruppe. Über Person auswählen suchen Sie nach Name oder E-Mail-Adresse. Eine Person, deren Datensatz beendet ist, steht mit Ihr Datensatz ist beendet in der Liste und lässt sich nicht wählen. Ändern tauscht die Person aus.
Die Karte 2 - Wo sie Zutritt haben sollten. Der Schalter Wohin sie dürfen steht auf Räume; die andere Stellung vergibt an eine Raumgruppe, nie an beides zugleich. Räume auswählen öffnet die Suche, nach Gebäude gruppiert. Auswahl aufheben leert die Auswahl, Entfernen nimmt einen einzelnen Raum heraus.
Jeder gewählte Raum steht mit seinem Stand in der Liste, und der Stand ändert sich mit jeder Schlüsselwahl.
Stand | Bedeutung |
|---|---|
Gedeckt | Ein gewählter Schlüssel öffnet den Raum. |
Ungedeckt | Kein gewählter Schlüssel öffnet ihn. |
Teilweise abgedeckt | Ein Schlüssel, den die Person schon hält, deckt ihn ab. Dieser Schlüssel steht daneben. |
Bestätigung ausstehend | Ein schon zugewiesener Schlüssel deckt ihn ab, und seine Übergabe ist offen. |
Hat bereits Zutritt | Die Person hält einen Schlüssel, der ihn öffnet. |
Kein Schlüssel | Kein angebotener Schlüssel öffnet ihn. Entfernen Sie den Raum, oder lassen Sie seine Türen prüfen. |
Kein Zutrittspunkt verbunden | Dem Raum ist keine Tür zugeordnet. Kein Schlüssel kann ihn abdecken, bis er unter Zutrittspunkte eine Tür bekommt. |
Unter einem Raum mit Schutzbedarf Sehr hoch steht „Braucht die Freigabe von“ und der Name der Person, die zustimmen muss. Kann niemand zustimmen, bleibt die Schaltfläche gesperrt und nennt den Raum darunter. Dann benennt ein Organisationsadministrator auf der Seite des Raums einen Freigeber, oder Sie nehmen den Raum heraus.
Die Karte 3 - Wie sie diese Räume betreten. trägt die Überschrift „Zutrittsmedium für Anna Brandt wählen“, mit dem Namen der gewählten Person. Darüber zeigt Was das bewirken würde, wie weit die getroffene Wahl reicht, in Räumen und Türen, und welche Freigaben sie braucht.
portierX schlägt Zusammenstellungen vor. Beste Option deckt die gewählten Räume mit möglichst wenigen Schlüsseln und möglichst wenig zusätzlichem Zutritt. Alternative erscheint nur, wenn eine zweite Zusammenstellung die Räume ebenfalls öffnet. Jede Karte nennt ihre Schlüssel mit dem Exemplar, das ausgegeben wird, etwa „Exemplar 3“, welche gewählten Räume sie nicht öffnet und wie viele Räume sie zusätzlich öffnet. Technologie filtert die Vorschläge.
Details anzeigen öffnet die Tabelle mit Schlüssel, Öffnet, Auszugebendes Exemplar und Freie Exemplare. Dort wählen Sie ein anderes freies Exemplar, nach Depot gruppiert. Die zusätzlichen Räume stehen als Zahl; zeigen Sie darauf, erscheint die Liste. Steht Keine frei, lautet das Exemplar Auf Anfrage angefertigt, und die Person wartet, bis ein Exemplar da ist.
Hält die Person schon Schlüssel für einen Teil der Räume und öffnet kein Schlüssel den Rest, nennt der Schritt die Räume ohne Schlüssel und öffnet die manuelle Liste. Erreicht nichts im Schließplan jede Tür, steht Kein Zutrittsmedium erreicht diese Türen.
Unter Oder manuell zuweisen öffnet Zutrittsmedien durchsuchen die vollständige Liste, Zutrittsmedien ausblenden schließt sie. Suchen Sie nach Kennung oder Name, filtern Sie nach einem Raum (Alle Räume), laden Sie mit Weitere Zutrittsmedien laden nach. Die Liste teilt sich in Verfügbar und Nicht verfügbar. Sie kreuzen so viele an, wie Sie wollen. Die Prüfseite öffnet sich auch für von Hand gewählte Schlüssel und nennt die Räume, die sie nicht öffnen.
Die Schaltfläche Zuweisung prüfen bleibt gesperrt, bis Person, Räume und Schlüssel gewählt sind. Braucht ein Raum eine Freigabe, steht darunter Erfordert zuerst eine Freigabe. Bleibt ein gewählter Raum ungedeckt, fragt zuerst Einige Räume sind nicht abgedeckt, mit Zurück gehen und Trotzdem fortfahren. Eine unvollständige Abdeckung ist erlaubt, bleibt aber nie unbemerkt.
Eine digitale Karte, die für die Türen programmiert wird, behält Zuweisung bestätigen mit ihrer eigenen Bestätigung.
Die Seite Zuweisung prüfen zeigt, was beim Bestätigen geschieht; gespeichert wird erst beim Bestätigen. Zurück und der Schritt Auswählen in der Leiste führen zur Auswahl, mit allem, was Sie eingetragen haben. Die Zeile über den Abschnitten fasst zusammen, wer mit welchen Schlüsseln wohin kommt.
Schlüssel und Zutritt listet jeden Schlüssel mit Schlüssel, Öffnet, Exemplar und Endet. Ein Schlüssel, der eine Freigabe braucht, trägt Braucht Freigabe. Das Exemplar lässt sich hier wie in der Auswahl tauschen.
Über der Tabelle steht Zutritt mit Start und Ende. Ein Ende ist freiwillig (Kein Ende); ein Schlüssel mit Freigabe braucht eines, und die Seite sagt es neben dem Feld. Jeder Schlüssel kann in seiner Zeile ein eigenes Ende bekommen, sein Rückgabedatum; Wie alle setzt es auf das gemeinsame Ende zurück. Das Ende liegt nie vor dem Start und nie nach dem Enddatum der Person, das als „Vertrag endet am“ mit dem Tag daneben steht. Ein Start nach heute reserviert die Schlüssel bis zu diesem Tag.
Geschäftlicher Bedarf erscheint nur, wenn ein Schlüssel eine Freigabe braucht: Antragsteller, Bedarf, Grundlage, Qualifikation, Organisation und Sponsor, vorausgefüllt mit der Führungskraft der Person. Die Angaben gehen mit der Anfrage an den Freigeber.
Übergabemethode erscheint nur für Schlüssel, die sofort übergeben werden. Unter der Überschrift „Wie Anna bestätigt“ wählen Sie, wie die Person den Empfang bestätigt.
Methode | Was geschieht |
|---|---|
Digitale Unterschrift | Die Person unterschreibt auf dem Bildschirm. Die unterschriebene Quittung wird mit der Übergabe gespeichert. Bei einem mechanischen Schlüssel trägt diese Methode Empfohlen. |
PIN-Methode | Die Person erhält eine sechsstellige PIN, Sie fragen danach und tragen sie ein. Die PIN geht per E-Mail an die Person, Per E-Mail ist unter PIN senden per gesetzt. |
Papierbestätigung | portierX erzeugt ein PDF-Übergabeformular zum Drucken, Unterschreiben und Hochladen. Der Weg für eine Person ohne E-Mail-Adresse. |
Nur benachrichtigen | Nur wählbar, wenn jedes Zutrittsmedium eine digitale Karte ist; dann trägt diese Methode Empfohlen. Die Person bestätigt nichts. portierX schickt ihr per E-Mail die Liste ihrer Zutrittsmedien. |
Unter Übergeben wählen Sie Persönlich oder Per Post mit Sendungsnummer und Versanddatum. Kommentar hinzufügen nimmt eine Bemerkung zur Übergabe auf.
Wartet ein Schlüssel auf eine Freigabe oder liegt der Start nach heute, wird die Methode erst bei der Übergabe gewählt. Die Person kommt dann einmal und unterschreibt.
Die Schaltfläche sagt, was sie tut. Sie nennt die Schlüssel, die übergeben werden, etwa „NW-GS-014 übergeben“; bei Nur benachrichtigen heißt sie „NW-KA-4471 zuweisen“, bei einem späteren Start „NW-GS-014 ab 3. Nov. reservieren“, und wenn jeder Schlüssel eine Freigabe braucht, „Anna Brandt zuweisen“. Darunter steht, was sonst noch geschieht, oder die Zahl der fehlenden Angaben mit „offen“; der Link springt zur ersten. Die Zeitleiste daneben zeigt die Schritte in ihrer Reihenfolge.
Bei einer Übergabe öffnet sich der Schritt der gewählten Methode: die PIN-Abfrage, das PDF-Formular oder die unterschriebene Quittung. Danach öffnet sich die Seite der Person mit ihren Schlüsseln. Nach Unterschrift oder PIN trägt der Schlüssel den Stand Zugewiesen und sein Rückgabedatum. Bei Papierbestätigung und Nur benachrichtigen behält er den Stand Reserviert, bis die Übergabe bestätigt ist (Übergabemethoden und ihr Status). Die Zuweisung steht im Audit-Log.
Bei einem späteren Start bleiben die Exemplare bis zum Starttag reserviert. Die Übergabe erledigen Sie dann unter Personen im Reiter Übergaben (Eine offene Übergabe abschließen).
Braucht ein Schlüssel eine Freigabe, geht die Anfrage per E-Mail an den Freigeber. Das Exemplar ist reserviert, die Übergabe bleibt bis zur Zustimmung gesperrt, und der Schlüssel steht im Reiter Übergaben unter Wartet auf Freigabe.
Bei Per Post hält portierX den Versand mit der Sendungsnummer fest. Die Übergabe bleibt offen, bis sie abgeschlossen ist.
Ausgegeben wird nur ein freies Exemplar. Hält jemand das Exemplar, gibt er es zuerst zurück. Gibt es kein freies Exemplar, wird eines auf Anfrage angefertigt, und die Person wartet.
Ein Exemplar oder eine Karte, die als Sonderfall markiert ist, schlägt portierX nie zur Ausgabe vor.
Ein Ende wird am Schlüssel als Rückgabedatum angezeigt. Es sperrt den Schlüssel nicht.
Das Ende liegt nie vor dem Start und nie nach dem Enddatum der Person. Ein Schlüssel, der eine Freigabe braucht, hat immer ein Ende.
Ein Start nach heute übergibt nichts. Die Exemplare sind bis zum Starttag reserviert.
Eine Zuweisung umfasst höchstens 100 Räume. Teilen Sie Größeres auf.
Ohne einen Raum mit Schutzbedarf Sehr hoch und ohne einen für die Freigabe markierten Schlüssel entscheidet niemand mit. Wer bestätigt, schließt ab.
Eine unvollständige Abdeckung ist erlaubt. portierX fragt vorher nach.
Eine Zuweisung gilt Räumen oder einer Raumgruppe, nie beidem.
