Die Daten einer Person kommen aus einer oder mehreren Quellen, und für jede einzelne Angabe ist genau eine Quelle zuständig. Die Regel gilt für jeden, der Personen pflegt, also für Organisationsadministrator, Zugangsmanager und Berechtigungsmanager. Sichtbar wird sie unter Personen auf der Seite einer Person, im Reiter Informationen.
Andere Bezeichnungen: Datenquelle, Stammdaten, Personalstamm, Abgleich.
portierX nennt jedes System, aus dem Personendaten kommen, eine Quelle. Jede Quelle führt eine Person unter ihrer eigenen ID.
Quelle | So kommen die Daten an | Die ID der Person in dieser Quelle |
|---|---|---|
Eingabe von Hand | Sie legen eine Person unter Personen an oder ändern sie auf ihrer Seite. Eine Excel- oder CSV-Datei, die Sie selbst importieren, zählt ebenfalls als Eingabe von Hand. | Die Personen-ID aus Ihrer Importdatei, wenn die Datei eine enthält. |
HR-Datei | Ihr HR-System legt eine Datei mit Ihren Beschäftigten ab, und portierX liest sie ein. Ein Organisationsadministrator richtet die HR-Datei unter Integrationen ein. | Die Personalnummer, die das HR-System sendet, unter dem Namen, den Ihre Organisation dafür verwendet, etwa KID. |
Zutrittssystem | SALTO, dormakaba MATRIX, ASSA ABLOY eCLIQ und Interflex übergeben beim Abgleich ihre Benutzer an portierX. | Die Benutzer-ID im Zutrittssystem. |
Microsoft Entra ID ist keine Quelle für Personen. Die Bereitstellung über SCIM legt Benutzer an, also Anmeldungen mit einer Rolle, und keine Personen.
Eine ID gilt nur innerhalb ihrer Quelle. Solange eine Quelle eine Person führt, trägt keine andere Person dieselbe ID aus dieser Quelle. Im Reiter Informationen steht unter der Überschrift Personendaten für jede Quelle eine Zeile mit ihrem Namen und der ID, unter der sie die Person führt.
Bei Nordwerk Industries liefert die Personalabteilung die HR-Datei. Die SALTO-Anlage im Werk Nord kennt dieselben Beschäftigten unter eigenen Benutzer-IDs. Anna Brandt steht in beiden, deshalb zeigt ihr Reiter Informationen zwei Zeilen: die HR-Datei mit ihrer KID und die SALTO-Anbindung mit ihrer Benutzer-ID. Ihr Enddatum und ihre Organisationseinheit verwaltet die HR-Datei. Ihre Handynummer hat jemand von Hand eingetragen.
Für jede Angabe gilt eine feste Rangfolge. Die Angabe verwaltet die ranghöchste Quelle, die die Person führt und die Angabe liefert. Liefert keine Quelle sie, gilt die Eingabe von Hand.
Angabe | Rangfolge, die höchste zuerst |
|---|---|
Vorname, Nachname, E-Mail, Personentyp, Status, Startdatum, Enddatum, Position, Organisationseinheit, Manager | HR-Datei, dann Eingabe von Hand, dann Zutrittssystem |
Handynummer | Eingabe von Hand, dann Zutrittssystem |
Firma | Nur Eingabe von Hand |
Die HR-Datei liefert nur die Angaben, deren Spalten in ihrer Zuordnung stehen. Für alle anderen bleibt die Eingabe von Hand zuständig.
Ein Zutrittssystem liefert Vorname, Nachname, E-Mail und Handynummer. Es verwaltet diese Angaben nur bei Personen, die es selbst angelegt hat, und nur so lange, bis jemand sie von Hand ändert.
Den Wert schreibt nur die Quelle, die die Angabe verwaltet. Einen abweichenden Wert aus einer anderen Quelle übernimmt portierX nicht. Sendet die SALTO-Anlage für Anna Brandt einen anderen Nachnamen als die HR-Datei, bleibt der Nachname aus der HR-Datei stehen.
Verwaltet die HR-Datei ein Feld, ist es im Reiter Informationen schreibgeschützt. Der Hinweis am Feld nennt die Quelle, und ein Hinweis über den Feldern fasst zusammen, welche Angaben sie verwaltet. Ändern Sie solche Angaben im HR-System. Auch ein Import schreibt sie nicht, wie Personen aus einer Excel- oder CSV-Datei importieren zeigt.
Enddatum und Status sind die Ausnahme. Auch wenn die HR-Datei sie verwaltet, können Sie eine Person jederzeit früher beenden oder ihren Status strenger setzen, von Aktiv auf Pausiert oder Ausgetreten. Ein späteres Enddatum oder einen weniger strengen Status muss die HR-Datei liefern.
Ein früheres Ende, das Sie gesetzt haben, bleibt stehen. Liefert die HR-Datei danach ein späteres Datum, übernimmt portierX es nicht. Ein Datum aus der HR-Datei, das vor Ihrem liegt, übernimmt portierX.
Jede Quelle sucht eine Person zuerst über ihre eigene ID.
Die HR-Datei: Kennt portierX die ID nicht, schlägt es eine Person mit derselben E-Mail-Adresse vor, die keine ID aus der HR-Datei trägt. Den Vorschlag bestätigt ein Organisationsadministrator. Ohne Treffer legt die HR-Datei die Person an.
Ein Zutrittssystem: Beim ersten Abgleich eines Benutzers verknüpft portierX ihn mit der einen Person, die dieselbe E-Mail-Adresse hat und keine ID aus diesem System trägt. Haben mehrere Personen diese Adresse, oder trägt die eine bereits eine ID aus dem System, verknüpft und erstellt portierX niemanden. Ohne Treffer legt portierX die Person an.
Ihre eigene Importdatei: Wie der Import Zeilen zuordnet, steht in Personen aus einer Excel- oder CSV-Datei importieren.
Endet der Eintrag einer Person in einer Quelle, gehen die Angaben dieser Quelle an die Eingabe von Hand über. Die Werte bleiben erhalten und lassen sich wieder von Hand ändern.
Jede Angabe einer Person verwaltet genau eine Quelle.
Ein früheres Ende und ein strengerer Status sind von Hand immer möglich, auch wenn die HR-Datei Enddatum und Status verwaltet.
Die Firma setzt nur die Eingabe von Hand.
Die HR-Datei setzt keine Handynummer, keine Firma und keine Gruppen.
Innerhalb einer Quelle gehört eine ID zu genau einer Person.
Microsoft Entra ID legt Benutzer an, keine Personen.
