Die Angaben einer Person ändern Organisationsadministrator, Zugangsmanager und Berechtigungsmanager unter Personen, auf der Seite der Person im Reiter Informationen. Eine Anmeldung verknüpfen und eine Person löschen darf nur der Organisationsadministrator.
Andere Bezeichnungen: Person bearbeiten, Mitarbeiterdaten ändern, Benutzerkonto zuordnen, Login verknüpfen, Person entfernen.
Öffnen Sie Personen in der Seitenleiste und klicken Sie auf die Zeile der Person.
Wechseln Sie in den Reiter Informationen.
Klicken Sie auf Bearbeiten.
Ändern Sie die Felder. Was jedes Feld annimmt, steht in Eine Person anlegen, Feld für Feld.
Klicken Sie auf Speichern. Abbrechen verwirft die Änderungen.
Die Organisationseinheit wählen Sie per Suche aus dem Baum Ihrer Organisation. Auf der Seite steht sie mit ihrem Pfad, etwa Verwaltung › Einkauf, und ein Klick darauf öffnet die Liste der Personen dieser Einheit und der Einheiten darunter. Den Baum selbst pflegen Sie unter Einstellungen, Organisationseinheiten.
Den Manager wählen Sie per Suche unter den Personen Ihrer Organisation. Dieses Feld ändert nur der Organisationsadministrator. Die anderen Rollen sehen es schreibgeschützt.
Manche Felder lassen sich nicht ändern. Ein Hinweis am Feld nennt jeweils den Grund.
Niemand ändert das eigene Enddatum, den eigenen Status, die eigene Organisationseinheit oder den eigenen Manager. Gemeint ist die Person, mit der Ihre Anmeldung verknüpft ist.
Felder, die die HR-Datei verwaltet, sind schreibgeschützt. Enddatum und Status lassen sich trotzdem früher oder strenger setzen. Die Regel dahinter beschreibt Woher die Daten einer Person kommen.
Eine Meldung bestätigt die Änderung, und die Seite zeigt die gespeicherten Werte.
Das Prüfprotokoll hält jedes geänderte Feld mit dem Wert davor und danach fest, dazu, wer es geändert hat. Eine Änderung des Managers steht auch im Verlauf des Managers.
Ändern Sie Vorname, Nachname oder E-Mail-Adresse, überträgt portierX die Änderung an die angebundenen Zutrittssysteme, in denen die Person einen Schlüssel, eine Karte oder einen Eintrag hat: SALTO, dormakaba MATRIX, ASSA ABLOY eCLIQ und Interflex. Den Lauf zeigt das Synchronisierungsprotokoll der Verbindung. Schlägt die Übertragung fehl, versucht portierX es mehrmals erneut.
Kam die Änderung aus dem Zutrittssystem selbst, schickt portierX sie nicht dorthin zurück.
Eine Anmeldung ist ein Benutzer, mit dem sich jemand bei portierX anmeldet. Ist sie mit einer Person verknüpft, gilt das Enddatum der Person auch für die Anmeldung. Verknüpfen darf nur der Organisationsadministrator, im Reiter Informationen in der Zeile Anmeldung.
Die Person hat eine E-Mail-Adresse, und in Ihrer Organisation gibt es einen Benutzer mit genau dieser Adresse. Wie Sie einen Benutzer anlegen, steht in Einen Benutzer anlegen und seine Rolle festlegen.
Öffnen Sie die Seite der Person und den Reiter Informationen.
Klicken Sie in der Zeile Anmeldung auf die Schaltfläche mit der E-Mail-Adresse der Person, bei Anna Brandt etwa [email protected] verknüpfen.
Bestätigen Sie im Fenster mit Anmeldung verknüpfen.
Die Zeile Anmeldung zeigt danach die Adresse des Benutzers, und das Prüfprotokoll hält die Verknüpfung fest. Ist das Enddatum der Person bereits vorbei, pausiert portierX die Anmeldung sofort. Das Fenster weist vor dem Bestätigen darauf hin.
Ohne Schaltfläche nennt die Zeile Anmeldung den Grund:
Die Zeile zeigt | Was es bedeutet |
|---|---|
Keine Anmeldung mit der E-Mail dieser Person | In Ihrer Organisation gibt es keinen Benutzer mit dieser Adresse. Legen Sie ihn zuerst an. |
Eine Anmeldung mit der E-Mail dieser Person ist bereits mit jemand anderem verknüpft. | Der Benutzer gehört schon zu einer anderen Person. Lösen Sie die Verknüpfung dort zuerst. |
Ohne E-Mail kann keine Anmeldung verknüpft werden. | Die Person hat keine E-Mail-Adresse. Tragen Sie zuerst eine ein. |
Ihre eigene Anmeldung. Nur ein anderer Organisationsadministrator kann sie verknüpfen. | Es ist Ihr eigener Benutzer. Ein anderer Organisationsadministrator verknüpft ihn. |
Klicken Sie im Reiter Informationen in der Zeile Anmeldung auf Verknüpfung lösen.
Bestätigen Sie im Fenster mit Verknüpfung lösen.
Das Enddatum der Person gilt dann nicht mehr für die Anmeldung. Der Benutzer bleibt in Ihrer Organisation, und das Prüfprotokoll hält das Lösen fest.
Ist eine Anmeldung mit der Person verknüpft, pausiert portierX sie, sobald der Tag des Enddatums in der Zeitzone Ihrer Organisation vorbei ist. Die Prüfung läuft jede Stunde. In der Zeile Anmeldung steht dann Pausiert, und das Prüfprotokoll nennt Anmeldung, Person und Enddatum. Mit der pausierten Anmeldung kommt niemand mehr in Ihre Organisation. In anderen Organisationen bleibt die Anmeldung, wie sie ist.
Was das Enddatum sonst bewirkt, steht in Eine Person anlegen, Feld für Feld.
Den Verlauf exportieren Organisationsadministrator und Zugangsmanager, im Reiter Prüfprotokoll auf der Seite der Person.
Öffnen Sie die Seite der Person und den Reiter Prüfprotokoll.
Grenzen Sie bei Bedarf mit Nach Zeitraum filtern, Nach Eintragstyp filtern und der Suche ein.
Klicken Sie auf Exportieren und wählen Sie CSV Komma, CSV Semikolon oder Excel (.xlsx).
Die Datei enthält jeden Eintrag, der zu Zeitraum, Eintragstyp und Suche passt, auch die älteren, die der Reiter nicht anzeigt. Zeigt der Reiter keinen Eintrag, ist Exportieren gesperrt.
Eine Person löscht nur der Organisationsadministrator, aus der Liste unter Personen.
Öffnen Sie Personen in der Seitenleiste. Der Reiter Personen ist ausgewählt.
Öffnen Sie das Zeilenmenü der Person und wählen Sie Löschen.
Bestätigen Sie mit Ja, sicher. Nein, Abbrechen bricht ab.
Die Person verschwindet aus der Liste und aus ihren Gruppen. Eine verknüpfte Anmeldung wird gelöst, der Benutzer bleibt in Ihrer Organisation. Das Löschen steht im Prüfprotokoll und lässt sich nicht rückgängig machen.
portierX lehnt das Löschen ab, wenn der Person ein Schlüssel oder eine Karte zugewiesen ist. Nehmen Sie zuerst alles zurück, wie Einen Schlüssel oder eine Karte zurücknehmen beschreibt. Die Person, mit der Ihre eigene Anmeldung verknüpft ist, löscht ein anderer Organisationsadministrator.
Nur der Organisationsadministrator löscht Personen und verknüpft oder löst Anmeldungen.
Eine Person lässt sich nur mit dem Benutzer verknüpfen, dessen E-Mail-Adresse ihre eigene ist. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
Eine Person hat höchstens eine Anmeldung, und eine Anmeldung gehört zu höchstens einer Person.
Ihre eigene Anmeldung verknüpft oder löst ein anderer Organisationsadministrator.
Der Status einer Person ändert ihre Anmeldung nicht. Pausiert wird die Anmeldung nur durch das Enddatum.
Ein späteres Enddatum gibt eine pausierte Anmeldung nicht wieder frei.
Den Verlauf exportieren nur Organisationsadministrator und Zugangsmanager. Berechtigungsmanager und Sicherheitsmonitor sehen den Reiter Prüfprotokoll ohne Exportieren.
Eine Person mit zugewiesenem Schlüssel oder zugewiesener Karte lässt sich nicht löschen.
