Die Angaben einer Person ändern Organisationsadministrator, Zutrittsmanager und Zutrittsmedien-Manager unter Personen, auf der Seite der Person im Reiter Informationen. Ein Benutzerkonto verknüpfen und eine Person löschen darf nur der Organisationsadministrator.
Andere Bezeichnungen: Person bearbeiten, Mitarbeiterdaten ändern, Benutzerkonto zuordnen, Login verknüpfen, Anmeldung verknüpfen, Person entfernen.
Öffnen Sie Personen in der Seitenleiste und klicken Sie auf die Zeile der Person.
Wechseln Sie in den Reiter Informationen.
Klicken Sie auf Bearbeiten.
Ändern Sie die Felder. Was jedes Feld annimmt, steht in Eine Person anlegen, Feld für Feld.
Klicken Sie auf Speichern. Abbrechen verwirft die Änderungen.
Die Organisationseinheit wählen Sie per Suche aus dem Baum Ihrer Organisation. Auf der Seite steht sie mit ihrem Pfad, etwa Verwaltung › Einkauf, und ein Klick darauf öffnet die Liste der Personen dieser Einheit und der Einheiten darunter. Den Baum selbst pflegen Sie unter Einstellungen, Organisationseinheiten.
Die Führungskraft wählen Sie per Suche unter den Personen Ihrer Organisation. Dieses Feld ändert nur der Organisationsadministrator. Die anderen Rollen sehen es schreibgeschützt.
Manche Felder lassen sich nicht ändern. Ein Hinweis am Feld nennt jeweils den Grund.
Niemand ändert das eigene Enddatum, den eigenen Status, die eigene Organisationseinheit oder die eigene Führungskraft. Gemeint ist die Person, mit der Ihr Benutzerkonto verknüpft ist.
Felder, die die HR-Datei verwaltet, sind schreibgeschützt. Enddatum und Status lassen sich trotzdem früher oder strenger setzen. Die Regel dahinter beschreibt Woher die Daten einer Person kommen.
Eine Meldung bestätigt die Änderung, und die Seite zeigt die gespeicherten Werte.
Das Audit-Log hält jedes geänderte Feld mit dem Wert davor und danach fest, dazu, wer es geändert hat. Eine Änderung der Führungskraft steht auch im Verlauf der Führungskraft.
Ändern Sie Vorname, Nachname oder E-Mail-Adresse, überträgt portierX die Änderung an die angebundenen Zutrittssysteme, in denen die Person einen Schlüssel, eine Karte oder einen Eintrag hat: SALTO, dormakaba MATRIX, ASSA ABLOY eCLIQ und Interflex. Den Lauf zeigt das Synchronisierungsprotokoll der Verbindung. Schlägt die Übertragung fehl, versucht portierX es mehrmals erneut. Ist "Auto push" einer Verbindung ausgeschaltet, überträgt portierX die Änderung dorthin nicht, siehe Angebundene Systeme im Überblick.
Kam die Änderung aus dem Zutrittssystem selbst, schickt portierX sie nicht dorthin zurück.
Ein Benutzerkonto ist ein Benutzer, mit dem sich jemand bei portierX anmeldet. Ist es mit einer Person verknüpft, gilt das Enddatum der Person auch für das Benutzerkonto. Verknüpfen darf nur der Organisationsadministrator, im Reiter Informationen in der Zeile Benutzerkonto.
Die Person hat eine E-Mail-Adresse, und in Ihrer Organisation gibt es einen Benutzer mit genau dieser Adresse. Wie Sie einen Benutzer anlegen, steht in Einen Benutzer anlegen und seine Rolle festlegen.
Öffnen Sie die Seite der Person und den Reiter Informationen.
Klicken Sie in der Zeile Benutzerkonto auf die Schaltfläche mit der E-Mail-Adresse der Person, bei Anna Brandt etwa [email protected] verknüpfen.
Bestätigen Sie im Fenster mit Benutzerkonto verknüpfen.
Die Zeile Benutzerkonto zeigt danach die Adresse des Benutzers, und das Audit-Log hält die Verknüpfung fest. Ist das Enddatum der Person bereits vorbei, pausiert portierX das Benutzerkonto sofort. Das Fenster weist vor dem Bestätigen darauf hin.
Ohne Schaltfläche nennt die Zeile Benutzerkonto den Grund:
Die Zeile zeigt | Was es bedeutet |
|---|---|
Kein Benutzerkonto mit der E-Mail dieser Person | In Ihrer Organisation gibt es keinen Benutzer mit dieser Adresse. Legen Sie ihn zuerst an. |
Ein Benutzerkonto mit der E-Mail dieser Person ist bereits mit jemand anderem verknüpft. | Der Benutzer gehört schon zu einer anderen Person. Lösen Sie die Verknüpfung dort zuerst. |
Ohne E-Mail kann kein Benutzerkonto verknüpft werden. | Die Person hat keine E-Mail-Adresse. Tragen Sie zuerst eine ein. |
Ihr eigenes Benutzerkonto. Nur ein anderer Organisationsadministrator kann es verknüpfen. | Es ist Ihr eigener Benutzer. Ein anderer Organisationsadministrator verknüpft ihn. |
Klicken Sie im Reiter Informationen in der Zeile Benutzerkonto auf Verknüpfung lösen.
Bestätigen Sie im Fenster mit Verknüpfung lösen.
Danach pausiert das Enddatum der Person das Benutzerkonto nicht. Der Benutzer bleibt in Ihrer Organisation, und das Audit-Log hält das Lösen fest.
Ist ein Benutzerkonto mit der Person verknüpft, pausiert portierX es, sobald der Tag des Enddatums in der Zeitzone Ihrer Organisation vorbei ist. Die Prüfung läuft jede Stunde. In der Zeile Benutzerkonto steht dann Pausiert, und das Audit-Log nennt Benutzerkonto, Person und Enddatum. Mit dem pausierten Benutzerkonto kommt niemand in Ihre Organisation. In anderen Organisationen bleibt das Benutzerkonto, wie es ist.
Ein pausiertes Benutzerkonto gibt der Organisationsadministrator wieder frei. Er ändert zuerst das Enddatum der Person und wählt dann unter Einstellungen, Benutzer im Zeilenmenü des Benutzers Reaktivieren.
Was das Enddatum sonst bewirkt, steht in Eine Person anlegen, Feld für Feld.
Den Verlauf exportieren Organisationsadministrator und Zutrittsmanager, im Reiter Audit-Log auf der Seite der Person.
Öffnen Sie die Seite der Person und den Reiter Audit-Log.
Grenzen Sie bei Bedarf mit Nach Zeitraum filtern, Nach Eintragstyp filtern und der Suche ein.
Klicken Sie auf Exportieren und wählen Sie CSV Komma, CSV Semikolon oder Excel (.xlsx).
Die Datei enthält jeden Eintrag, der zu Zeitraum, Eintragstyp und Suche passt, auch die älteren, die der Reiter nicht anzeigt. Zeigt der Reiter keinen Eintrag, ist Exportieren gesperrt.
Eine Person löscht nur der Organisationsadministrator, aus der Liste unter Personen.
Öffnen Sie Personen in der Seitenleiste. Der Reiter Personen ist ausgewählt.
Öffnen Sie das Zeilenmenü der Person und wählen Sie Löschen.
Bestätigen Sie mit Ja, sicher. Nein, abbrechen bricht ab.
Die Person verschwindet aus der Liste und aus ihren Gruppen. Ein verknüpftes Benutzerkonto wird gelöst, der Benutzer bleibt in Ihrer Organisation. Das Löschen steht im Audit-Log und lässt sich nicht rückgängig machen.
portierX lehnt das Löschen ab, wenn der Person ein Schlüssel oder eine Karte zugewiesen ist. Erfassen Sie zuerst die Rückgabe aller Schlüssel und Karten, wie Die Rückgabe eines Schlüssels oder einer Karte erfassen beschreibt. Die Person, mit der Ihr eigenes Benutzerkonto verknüpft ist, löscht ein anderer Organisationsadministrator.
Nur der Organisationsadministrator löscht Personen und verknüpft oder löst Benutzerkonten.
Eine Person lässt sich nur mit dem Benutzer verknüpfen, dessen E-Mail-Adresse ihre eigene ist. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
Eine Person hat höchstens ein Benutzerkonto, und ein Benutzerkonto gehört zu höchstens einer Person.
Ihr eigenes Benutzerkonto verknüpft oder löst ein anderer Organisationsadministrator.
Der Status einer Person ändert ihr Benutzerkonto nicht. Pausiert wird das Benutzerkonto nur durch das Enddatum.
Ein späteres Enddatum allein gibt ein pausiertes Benutzerkonto nicht wieder frei.
Den Verlauf exportieren nur Organisationsadministrator und Zutrittsmanager. Zutrittsmedien-Manager und Sicherheitsmonitor sehen den Reiter Audit-Log ohne Exportieren.
Eine Person mit zugewiesenem Schlüssel oder zugewiesener Karte lässt sich nicht löschen.
