Für jeden Standort und jedes Gebäude halten Sie fest, wer dafür einsteht: einen Verantwortlichen und beliebig viele Stellvertreter. Das ist Aufgabe des Organisationsadministrators. Sie beginnt auf der Seite des Standorts oder Gebäudes mit Bearbeiten oder unter Personen auf dem Reiter Verantwortlichkeiten einer Person.
Andere Bezeichnungen: Ansprechpartner, Zuständiger, Vertretung.
Funktion | Bedeutung | Anzahl je Ort |
|---|---|---|
Verantwortlicher | Steht für den Ort ein. | Einer |
Stellvertreter | Vertritt den Verantwortlichen jederzeit und übernimmt dieselben Aufgaben. | Beliebig viele |
Beide sind Personen aus Personen, keine Benutzerkonten. Eine Person ohne Login lässt sich benennen. Was ihr vorgelegt wird, erledigt sie, sobald ein Login mit ihr verknüpft ist.
Ein Verantwortlicher am Standort steht auch für jedes Gebäude darauf ein, für das niemand eigenes benannt ist. Ist bei Nordwerk Industries jemand für Werk Nord verantwortlich, gilt das auch für das Labor- und Technikgebäude, bis dort jemand benannt wird. Die Seite des Gebäudes zeigt dann die Namen vom Standort und nennt ihn.
Auf der Seite eines Standorts oder Gebäudes benennt der Organisationsadministrator Verantwortlichen und Stellvertreter in einem Fenster.
Öffnen Sie unter Standorte den Standort über Details. Für ein Gebäude öffnen Sie danach auf dem Reiter Gebäude das Gebäude über Details.
Klicken Sie im Kopf der Seite, in der Zeile mit Verantwortlicher und Stellvertreter, auf Bearbeiten. Das Fenster Verantwortlicher und Stellvertreter öffnet sich.
Hat der Ort keinen Verantwortlichen, klicken Sie auf Verantwortlichen benennen. Suchen Sie die Person über Personen suchen, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Als Verantwortlichen benennen.
Klicken Sie auf Stellvertreter hinzufügen. Wählen Sie eine oder mehrere Personen und bestätigen Sie mit Als Stellvertreter benennen. Bei mehreren Personen nennt die Schaltfläche deren Zahl.
Klicken Sie auf Schließen.
Fehlt einem Ort der Verantwortliche oder ein Stellvertreter, steht in der Zeile ein Hinweis mit der Überschrift Empfohlen. Er sagt, was fehlt, und öffnet die passende Benennung.
Im Fenster Verantwortlicher und Stellvertreter steht neben dem Verantwortlichen Ändern. Wählen Sie die Person, die übernimmt, und klicken Sie auf Als Verantwortlichen benennen. portierX beendet den bisherigen Eintrag und legt den Eintrag der gewählten Person im selben Schritt an. Der Ort ist dazwischen nie ohne Verantwortlichen.
Entfernen neben einer Person fragt in derselben Zeile nach und sagt, was danach gilt. Ein zweites Entfernen bestätigt.
Auf der Seite einer Person sehen Sie, wofür sie einsteht. Der Organisationsadministrator benennt sie dort für weitere Orte.
Öffnen Sie unter Personen die Person und dort den Reiter Verantwortlichkeiten.
Klicken Sie auf Ort hinzufügen.
Wählen Sie unter Ort einen Standort oder ein Gebäude. Die Liste ist nach Standorten gegliedert.
Wählen Sie unter Funktion Verantwortlicher oder Stellvertreter.
Klicken Sie auf Ort hinzufügen.
Das Fenster sagt vor dem Speichern, was nicht geht. Hat der Ort schon einen Verantwortlichen, nennt es ihn, und die Person lässt sich dort als Stellvertreter benennen. Hat die Person am Ort schon eine Funktion, steht das neben dem Ort in der Liste.
Unter Orte listet der Reiter jede Verantwortlichkeit der Person mit Ort, Funktion, Ebenfalls benannt und Umfasst. Umfasst zählt die Gebäude und Flächen darunter. Ein Hinweis darüber nennt Orte ohne Stellvertreter und Überschneidungen, etwa einen Standort und ein Gebäude darauf. Unter Login steht, ob ein Login mit der Person verknüpft ist und ob es aktiv ist.
Eine Verantwortlichkeit beendet der Organisationsadministrator auf dem Reiter Verantwortlichkeiten der Person.
Klicken Sie in der Zeile des Orts auf Beenden.
Das Fenster Diese Verantwortlichkeit beenden? sagt, was danach gilt. Klicken Sie auf Verantwortlichkeit beenden.
Am Ort selbst beenden Sie eine Verantwortlichkeit mit Entfernen im Fenster Verantwortlicher und Stellvertreter. Endet der Verantwortliche, bleiben die Stellvertreter. Der Ort hat dann keinen eigenen Verantwortlichen, bis jemand benannt ist.
Jedes Benennen und Beenden steht mit Person und Zeitpunkt im Prüfprotokoll. Ein beendeter Eintrag wird nicht gelöscht.
Wer benannt ist, sieht seine Orte auf dem Dashboard, siehe Das Dashboard lesen.
Eine Schlüsselanfrage für einen Raum mit Schutzbedarf Sehr hoch geht an die freigebende Person des Raums. Ist weder am Raum noch darüber eine benannt, geht sie an den nächsten Verantwortlichen darüber und seine Stellvertreter. Anfragen, die bis dahin niemand entscheiden konnte, gehen beim Benennen an sie, mit einer E-Mail.
In einer Zugangsüberprüfung beantworten der nächste Verantwortliche und seine Stellvertreter die Zeilen der Flächen darunter, neben der prüfenden Person der Fläche.
Ein Ort ohne Verantwortlichen oder ohne Stellvertreter steht unter Orte, die Aufmerksamkeit brauchen.
Benennen, Wechseln und Beenden setzen die Rolle Organisationsadministrator voraus. Zugangsmanager, Berechtigungsmanager und Sicherheitsmonitor sehen die Schaltflächen gesperrt, mit dem Grund daneben.
Verantwortliche und Stellvertreter gibt es für Standorte und Gebäude, für nichts anderes. Für eine Fläche gilt der nächste Verantwortliche darüber.
Verantwortung liegt bei einer Person, nie bei einem Benutzerkonto und nie bei einer Personengruppe. Freigebende Personen, Eigentümer und prüfende Personen werden anders benannt und dürfen auch eine Personengruppe sein.
Ein Ort hat einen Verantwortlichen. Eine Person hat an einem Ort eine Funktion, Verantwortlicher oder Stellvertreter.
Wer ausgeschieden ist oder ein pausiertes oder deaktiviertes Login hat, lässt sich nicht benennen. Sein bestehender Eintrag bleibt und zählt nicht. Wer danach als Verantwortlicher benannt wird, beendet den Eintrag des Vorgängers, und die Stellvertreter bleiben.
Eine Benennung ändert keine Rolle. Ein Verantwortlicher ohne passende Rolle öffnet die Seite seines Orts nicht und benennt keine Stellvertreter.
