Braucht ein Schlüssel Ihr Ja, schreibt Ihnen portierX eine E-Mail und legt die Anfrage auf Ihr Dashboard. Gefragt werden Sie, wenn die Anfrage eine Fläche oder einen Hauptschlüssel betrifft, für die Sie entscheiden. Die ganze Regel steht unter Wann ein Zugang eine Freigabe braucht. Eine bestimmte Rolle brauchen Sie dafür nicht. Sie beginnen mit dem Link in der E-Mail oder mit Dashboard in der Seitenleiste.
Andere Bezeichnungen: genehmigen, zustimmen, abzeichnen. Auf dem Bildschirm heißt es freigeben.
Ihr portierX-Login ist mit Ihrem Personendatensatz verknüpft und aktiv. Ohne diese Verknüpfung zeigt die Anfrage „Ihr Login ist mit keiner Person verknüpft, daher können Sie nicht entscheiden.“, und portierX fragt Sie nicht.
Die E-Mail „Eine Schlüsselanfrage braucht Ihre Freigabe“ nennt den Schlüssel, für wen er ist, wer gefragt hat, wozu er gebraucht wird, ab wann und bis wann. Die Schaltfläche in der E-Mail öffnet die Anfrage in portierX, über Ihrem Dashboard. Bleibt die Anfrage unbeantwortet, kommt eine Erinnerung mit demselben Link.
Auf dem Dashboard steht neben den Kennzahlen die Karte mit den Anfragen. Der Reiter Zu entscheiden listet, was auf Ihre Antwort wartet. Den Reiter Von Ihnen gestellt haben Organisationsadministrator, Zugangsmanager und Berechtigungsmanager, die Rollen, die Anfragen stellen. Entschieden zeigt, was Sie in den letzten 60 Tagen beantwortet haben. Haben Sie nur eine Seite, steht statt der Reiter die Überschrift Wartet auf Ihre Entscheidung. Beide Listen beschreibt Eine eigene Anfrage verfolgen oder zurückziehen.
Jede Zeile unter Zu entscheiden nennt die Person, den Schlüssel mit seiner Kopie, Hauptschlüssel bei einem markierten Hauptschlüssel, wie lange die Anfrage schon wartet, und wann die Person den Schlüssel braucht. Liegt dieser Tag in den nächsten zwei Tagen oder ist er vorbei, ist der Hinweis farbig hervorgehoben. Ab zwei Anfragen sortieren Sie mit Neueste zuerst oder Dringendste zuerst; die Wahl gilt auch auf der Seite Anfragen.
Eine Zeile öffnet die Anfrage in einem Seitenfenster. Von dort blättern Sie zur vorherigen und nächsten Anfrage der Liste. Alle Anfragen anzeigen öffnet die Seite Anfragen.
Die Seite Anfragen zeigt alle Anfragen hinter der Karte, mit denselben Reitern. Zurück zum Dashboard führt zurück. Im Reiter Zu entscheiden steht über der Liste, wie viele Anfragen warten und wie viele davon kein Rückgabedatum haben.
Person oder Schlüssel suchen sucht in Person, Schlüssel, Organisation und dem Namen dessen, der gefragt hat.
Anfragen sortieren wählt Neueste zuerst oder Dringendste zuerst. Dringend heißt hier, wer den Schlüssel am frühesten braucht; am selben Tag kommt zuerst, was am längsten wartet.
Anzeigen filtert auf Kein Rückgabedatum.
Die Spalten sind Für, Schlüssel, Grund, Gestützt durch, Braucht den Schlüssel und Gestellt. Gestützt durch zeigt die Grundlage. Braucht den Schlüssel nennt den Tag und darunter das Ende des Zugangs, „Bis“ mit Datum, oder Kein Rückgabedatum. Suche, Filter und Sortierung stehen in der Adresse der Seite, ein geteilter Link öffnet also dieselbe Ansicht.
Eine Zeile der Seite Anfragen öffnet die Anfrage im Bereich neben der Liste. Die Liste bleibt bedienbar und zeigt dann nur Für, Schlüssel, Braucht den Schlüssel und Gestellt. Der Bereich blättert zur vorherigen und nächsten Zeile und hält an den Enden an. Esc schließt ihn. Seine Breite lässt sich an der Kante ziehen, und portierX merkt sie sich.
Unten im Bereich steht, wie viele Sie in dieser Sitzung entschieden haben, etwa „3 von 24 entschieden“. Der Schalter Nach der Entscheidung zur nächsten Anfrage ist eingeschaltet. Nach Ihrer Antwort bleibt die Anfrage kurz sichtbar, dann öffnet sich die nächste, die noch wartet. Entschiedene Anfragen bleiben bis zum Verlassen der Seite in der Liste, mit Ihrer Antwort.
Oben steht „Zu Ihrer Entscheidung“ mit dem Namen dessen, der die Anfrage gestellt hat, und dem Zeitpunkt. Darunter die Person mit Personentyp, Organisation und E-Mail-Adresse, bei einer Personengruppe die Gruppe und ihre Größe.
Was geöffnet würde: der Schlüssel und seine Kopie, bei einem markierten Hauptschlüssel mit Hauptschlüssel und dem Satz, dass der Eigentümer der Schließanlage entscheidet. Darunter jede Fläche mit Schutzbedarf Sehr hoch mit Gebäude und Standort, und „Stufe festgelegt auf“, wenn die Stufe von weiter oben kommt. Dann die Zahl der übrigen Flächen, die der Schlüssel öffnet; zeigen Sie darauf, erscheint die Liste.
Warum: Antragsteller und Sponsor, wenn benannt, dann der geschäftliche Bedarf, die Grundlage und die Qualifikation.
Wann: Startdatum und Rückgabedatum, oder Kein Rückgabedatum.
Weitere freigebende Stellen: jeder andere Teil der Anfrage, wen er fragt und wo er steht, Wartet, Freigegeben oder Abgelehnt. Der Abschnitt fehlt, wenn nur Sie gefragt sind.
Unten nennt ein Satz, wofür Sie gefragt sind, daneben Ablehnen und Freigeben.
Wählen Sie Freigeben. Ein Klick genügt, ohne Rückfrage. Ihr Ja gilt für jeden Teil der Anfrage, der Sie fragt.
Wählen Sie Ablehnen. Es öffnet sich Diese Anfrage ablehnen?, mit dem Hinweis, dass die reservierte Kopie in den Bestand zurückgeht und die Person, die die Anfrage gestellt hat, Ihren Grund liest.
Schreiben Sie unter Grund, warum Sie ablehnen. Der Grund ist Pflicht, höchstens 1000 Zeichen.
Wählen Sie Anfrage Ablehnen.
Nach Ihrem Ja wartet die Anfrage, bis jeder andere Teil sein Ja hat. Ist es das letzte Ja, ist die Anfrage freigegeben. Die Übergabe öffnet sich ab dem Startdatum, und portierX schreibt der Person, die die Anfrage gestellt hat, der Person, für die der Schlüssel ist, und dem Antragsteller.
Nach Ihrem Nein ist die ganze Anfrage abgelehnt, die reservierte Kopie ist wieder im Bestand, und die Person, die die Anfrage gestellt hat, und der Antragsteller bekommen Ihren Grund per E-Mail.
Ihre Antwort steht mit Ihrem Namen im Prüfprotokoll.
Die Anfrage verlässt Zu entscheiden und steht 60 Tage unter Entschieden.
Welche E-Mail wer bekommt, steht unter Wann ein Zugang eine Freigabe braucht.
Eine Antwort ist endgültig. Soll anders entschieden werden, stellt die Person, die die Anfrage gestellt hat, eine weitere Anfrage.
Sie beantworten nur die Teile, die Sie fragen. Jeder andere Teil wartet auf seine eigene freigebende Person.
Ein Nein lehnt die ganze Anfrage ab.
Ist eine Personengruppe die freigebende Stelle, entscheidet das Mitglied, das zuerst antwortet, für die Gruppe.
Über eine Anfrage, die Sie gestellt haben oder die für Sie ist, entscheiden Sie nie.
Ist die Anfrage bereits entschieden oder storniert, zeigt portierX „Diese Anfrage wartet nicht mehr auf eine Entscheidung. Sie wurde inzwischen entschieden oder storniert.“ und nimmt keine Antwort an.
