portierX führt einen Datensatz pro Person, die Zugang braucht. Dieser Artikel zeigt, wie Sie eine einzelne Person von Hand anlegen, und welche Angaben portierX tatsächlich verlangt.
Personen in der Seitenleiste führt zur vollständigen Liste. Vier Spalten: Name, E-Mail, Mobilnummer und Zugangsberechtigungen.
Die Spalte Zugangsberechtigungen sagt Ihnen, wer noch einen Schlüssel hält, bevor Sie eine einzige Person öffnen. Sie entscheidet auch darüber, ob eine Person gelöscht werden kann.
Hinzufügen über der Liste öffnet das Formular für eine einzelne Person. CSV importieren ist der Weg für viele auf einmal und hat einen eigenen Artikel.
Hinzufügen öffnet einen Bereich mit dem Titel Person hinzufügen. Fünf Felder, mehr nicht. Keine Personalnummer, keine Funktion, keine Abteilung.
Nur E-Mail und Vorname tragen den roten Stern. Alles darunter lässt sich später nachtragen.
Feld | Was portierX verlangt |
|---|---|
Pflicht. Gültiges Adressformat, höchstens 255 Zeichen, und noch nicht von einer anderen Person in Ihrer Organisation belegt. | |
Vorname | Pflicht. Höchstens 100 Zeichen. |
Nachname | Optional. Höchstens 100 Zeichen. |
Mobilnummer | Optional. Mit Länderauswahl, voreingestellt auf Deutschland. Gespeichert wird international und ohne Leerzeichen, also Pluszeichen, Ländervorwahl, Nummer. Etwa +495111234567. |
Enddatum | Optional. |
Person erstellen speichert den Datensatz.
Doppelte E-Mail-Adresse. Die Adresse ist pro Organisation eindeutig, Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle. Anna.Schmidt@ und anna.schmidt@ gelten als dieselbe Person. In einer anderen Organisation kann dieselbe Adresse noch einmal vorkommen. Wird eine Person gelöscht, wird ihre Adresse wieder frei.
Zu lang. Das Formular hindert Sie nicht daran, einen Namen mit 200 Zeichen zu tippen. Erst nach dem Klick auf Person erstellen lehnt der Server ihn ab. Bleiben Sie bei 100 Zeichen für die Namen und 255 für die Adresse, dann kommt es nie so weit.
Es schaltet keinen Zugang ab. Um Mitternacht sperrt es niemanden aus.
Es zieht das Rückgabedatum vor. portierX nimmt den früheren der beiden Termine, das Rückgabedatum der Berechtigung oder das Enddatum der Person, und meldet den Schlüssel danach als fällig oder überfällig. Ein Enddatum sorgt also dafür, dass die Schlüssel einer Fremdfirma in ihrer letzten Einsatzwoche auftauchen und nicht erst ein Jahr später.
Zwei Dinge verhindert es allerdings. Ist das Enddatum überschritten, lässt portierX keine weitere Zuweisung an diese Person mehr zu. Und ein Rückgabedatum, das hinter dem Enddatum liegt, weist portierX bei der Zuweisung ab.
Wählen Sie ein Datum und lassen Sie die Uhrzeit unberührt, speichert portierX 23:59. Der letzte Tag zählt damit vollständig.
Alles Weitere läuft über die Seite der Person. Zuweisen steht dort, und jede gehaltene Berechtigung trägt in ihrer Zeile die Aktion Zugang entfernen. Beides fehlt in der Personenliste, mit Absicht. Ausgeben und Zurücknehmen sind die beiden Aktionen, die Sie am wenigsten mit einem Klick in die falsche Zeile auslösen wollen.
Eine Angabe ändern Sie direkt an der Person. Öffnen, auf das Feld klicken, tippen, speichern. Ein eigenes Bearbeiten-Formular gibt es nicht.
Das Zeilenmenü bietet Ansehen und, sofern Ihre Rolle das Recht dazu hat, Löschen. Solange eine Berechtigung noch mit der Person verknüpft ist, löscht portierX die Person nicht. Nehmen Sie die Berechtigungen zuerst zurück, danach löschen Sie. Die Meldung dazu erscheint auf Englisch, auch in der deutschen Oberfläche.
Gelöscht wird nur an der Oberfläche. Die Person verschwindet aus der Liste, ihre Adresse wird frei, der Datensatz bleibt für die Nachvollziehbarkeit erhalten. Anlegen und Löschen stehen beide im Überwachungsprotokoll.
Es gibt kein Rückgängig und keine Wiederherstellung. Eine gelöschte Person holen Sie über die Oberfläche nicht zurück.
Das Mobilfeld steht auf Deutschland. Sitzen Ihre Leute woanders, stellen Sie das Land am Auswahlfeld um, bevor Sie tippen, sonst landet die Nummer unter der falschen Vorwahl.
Die Mobilnummer wird nur auf das Format geprüft, nicht auf die Existenz. Eine formal korrekte Nummer ohne Anschluss dahinter wird angenommen.
Servermeldungen kommen auf Englisch, unabhängig von Ihrer Spracheinstellung. Das gilt für die doppelte Adresse und die verweigerte Löschung.
Wird das Löschen weiterhin verweigert, obwohl alles zurückgegeben ist, wenden Sie sich an den Support. Die Prüfung zählt die mit der Person verknüpften Berechtigungsdatensätze, und diese Verknüpfung kann die Rückgabe überdauern.
