Manche Schlüssel gehen erst nach einem Ja hinaus. Ob ein Ja nötig ist und von wem, ermittelt portierX aus den Räumen, die ein Schlüssel öffnet, und aus dem Schlüssel selbst. portierX fragt diese Personen per E-Mail und hält das Exemplar zurück, bis jedes Ja vorliegt. Die Anfrage entsteht, wenn ein Organisationsadministrator, Zutrittsmanager oder Zutrittsmedien-Manager einen solchen Schlüssel zuweist. Entscheiden kann jede Rolle, sofern portierX die Person fragt.
Andere Bezeichnungen: Genehmigung, Zustimmung, Vier-Augen-Prinzip. Auf dem Bildschirm heißt es Freigabe, und wer entscheidet, ist der Freigeber.
Zwei Fälle lösen eine Anfrage aus. Ein Schlüssel kann beide auslösen, dann wird jeder Teil für sich gefragt.
Öffnet ein Schlüssel einen Raum mit dem Schutzbedarf Sehr hoch, braucht seine Übergabe ein Ja. Die Stufe kann am Raum selbst festgelegt sein oder an seinem Gebäude oder Standort, von dem der Raum sie übernimmt. Jeder solche Raum wird einzeln gefragt. Öffnet ein Schlüssel drei davon, braucht er drei Ja.
Ein Beispiel aus der Demo von Nordwerk Industries. Der Serverraum in Werk Nord hat den Schutzbedarf Sehr hoch. Ein Exemplar von NW-GS-014 öffnet ihn, also geht beim Zuweisen dieses Schlüssels eine Anfrage an den Freigeber des Serverraums.
Ein Organisationsadministrator kann einen mechanischen Hauptschlüssel, Generalhauptschlüssel oder Obergeneralhauptschlüssel für die Freigabe markieren. Wer einen markierten Hauptschlüssel halten darf, entscheidet der Eigentümer seiner Schließanlage.
Jeder andere Schlüssel geht hinaus, ohne dass jemand anderes entscheidet. Wer die Zuweisung bestätigt, schließt sie ab.
Für einen Raum mit Schutzbedarf Sehr hoch sucht portierX in dieser Reihenfolge und fragt, wen es zuerst findet.
Der Freigeber, der am Raum benannt ist, eine Person oder eine Personengruppe. In einer Gruppe entscheidet ein Mitglied für alle.
Benennt der Raum niemanden, der nächste Freigeber darüber, am Gebäude, dann am Standort. Benannt wird an Räumen; ein Freigeber an einem Gebäude oder Standort gilt für dessen Räume, die selbst niemanden benennen.
Ist darüber kein Freigeber benannt, der nächste Verantwortliche über dem Raum, am Gebäude, dann am Standort, zusammen mit jedem Stellvertreter an diesem Ort. Einer von ihnen entscheidet.
Ist gar niemand benannt, wartet die Anfrage. Der Raum steht dann auf dem Dashboard unter Orte, die Aufmerksamkeit brauchen, bis ein Organisationsadministrator jemanden benennt.
Für einen markierten Hauptschlüssel entscheidet der Eigentümer, der an seiner Schließanlage benannt ist, eine Person oder eine Personengruppe. Ist kein Eigentümer benannt, wartet die Anfrage.
Wer eine Anfrage gestellt hat, entscheidet nie über sie, und ebenso wenig die Person, für die der Schlüssel ist. Bei einer Personengruppe entscheidet kein Mitglied. Entscheiden kann nur, wessen portierX-Benutzerkonto mit dem eigenen Personendatensatz verknüpft und aktiv ist. Wer ausgeschieden ist oder ein pausiertes oder deaktiviertes Benutzerkonto hat, wird nicht gefragt und bekommt keine E-Mail. Wie Freigeber und Eigentümer benannt werden, steht unter Freigeber, Eigentümer und Prüfer benennen.
Die Anfrage entsteht auf der Seite Zuweisung prüfen, im Abschnitt Geschäftlicher Bedarf. Er erscheint nur, wenn ein Schlüssel ein Ja braucht (Einer Person Zutritt geben). Was Sie dort eintragen, geht mit der Anfrage an alle, die entscheiden.
Feld | Pflicht | Inhalt |
|---|---|---|
Antragsteller | Nein | Wer den Zutritt angefragt hat, innerhalb oder außerhalb der Organisation, aus den Personen gewählt. Leer lassen, wenn Sie selbst anfragen. Der Antragsteller erfährt Entscheidung und Übergabe per E-Mail. |
Sponsor | Nein | Wer in der Organisation hinter dem Zutritt steht. Vorausgefüllt mit der Führungskraft der Person, änderbar und löschbar. Der Sponsor ist nur ein Vermerk. portierX fragt ihn nichts und schreibt ihm nichts. |
Geschäftlicher Bedarf | Ja | Was die Aufgabe ist und warum sie diesen Schlüssel braucht. |
Grundlage | Ja | Worauf der Zutritt beruht, etwa eine Rolle, ein Vertrag oder ein Arbeitsauftrag. |
Qualifikation | Ja | Schulung oder Lizenz und der Nachweis dafür. |
Organisation | Ja | Unternehmen oder Abteilung, vorausgefüllt mit der Firma aus dem Personendatensatz. |
Beginn und Ende des Zutritts legen Sie auf derselben Seite fest.
Eine Anfrage gilt einem Schlüssel. Brauchen drei Schlüssel einer Zuweisung ein Ja, entstehen drei Anfragen. Für eine Personengruppe hält eine Anfrage je Schlüssel die Exemplare aller Mitglieder. Ein Ja gilt für alle, ein Nein gibt alle Exemplare frei.
Mit der Anfrage reserviert portierX das Exemplar. Die Übergabe bleibt gesperrt, bis jeder Teil der Anfrage sein Ja hat. Bis dahin steht der Schlüssel unter Personen im Reiter Übergaben unter Wartet auf Freigabe.
Ein Nein lehnt die ganze Anfrage ab, und das reservierte Exemplar geht zurück in den Bestand. Nach dem letzten Ja kann der Schlüssel ab seinem Startdatum übergeben werden. Übergeben darf nur, wer die Anfrage gestellt hat, oder ein Organisationsadministrator. Wie eine Übergabe bestätigt wird, steht unter Eine offene Übergabe abschließen.
Welche E-Mails eine Anfrage auslöst und wer sie bekommt, steht unter E-Mails, die portierX verschickt.
Eine stornierte Anfrage löst keine E-Mail aus, und der Sponsor bekommt nie eine. Ist der Schlüssel übergeben, bekommen die Personen, die Ja gesagt haben, auch seine Rückgabe-Erinnerungen, siehe Rückgabedaten, Erinnerungen und überfällige Schlüssel.
Die Freigabe folgt dem Raum. Ein Schlüssel braucht ein Ja, weil er einen Raum mit Schutzbedarf Sehr hoch öffnet. Der für die Freigabe markierte Hauptschlüssel ist der zweite Fall.
Jeder Raum mit Schutzbedarf Sehr hoch und jeder markierte Hauptschlüssel braucht ein eigenes Ja. Ein Nein lehnt die ganze Anfrage ab.
Kann niemand entscheiden, wartet die Anfrage, und das Exemplar bleibt reserviert. Sobald jemand benannt ist, geht die Anfrage an diese Person, mit E-Mail.
Wird ein anderer Freigeber oder ein anderer Eigentümer benannt, wandert eine wartende Anfrage nur dann, wenn niemand mehr entscheiden kann, den sie fragt. Eine Anfrage beim Verantwortlichen geht an einen Freigeber, sobald einer am Raum oder darüber benannt ist.
Ein Ja berechtigt nicht zur Übergabe. Übergeben darf nur, wer die Anfrage gestellt hat, oder ein Organisationsadministrator.
Wurde ein Exemplar reserviert, bevor sein Raum auf Sehr hoch stand oder sein Schlüssel markiert war, verweigert portierX seine Übergabe ebenfalls. Stornieren Sie die Übergabe und weisen Sie den Schlüssel erneut zu, dann entsteht die Anfrage.
