Manche Schlüssel gehen erst nach einem Ja hinaus. Ob ein Ja nötig ist und von wem, liest portierX an den Flächen ab, die ein Schlüssel öffnet, und am Schlüssel selbst. portierX fragt diese Personen per E-Mail und hält die Kopie zurück, bis jedes Ja vorliegt. Die Anfrage entsteht, wenn ein Organisationsadministrator, Zugangsmanager oder Berechtigungsmanager einen solchen Schlüssel zuweist. Entscheiden kann jede Rolle, sofern portierX die Person fragt.
Andere Bezeichnungen: Genehmigung, Zustimmung, Vier-Augen-Prinzip. Auf dem Bildschirm heißt es Freigabe, und wer entscheidet, ist die freigebende Person, an manchen Stellen auch freigebende Stelle.
Zwei Fälle lösen eine Anfrage aus. Ein Schlüssel kann beide auslösen, dann wird jeder Teil für sich gefragt.
Öffnet ein Schlüssel eine Fläche mit dem Schutzbedarf Sehr hoch, braucht seine Übergabe ein Ja. Die Stufe kann an der Fläche selbst festgelegt sein oder an ihrem Gebäude oder Standort, von dem die Fläche sie übernimmt. Jede solche Fläche wird einzeln gefragt. Öffnet ein Schlüssel drei davon, braucht er drei Ja.
Ein Beispiel aus der Demo von Nordwerk Industries. Der Serverraum in Werk Nord hat den Schutzbedarf Sehr hoch. Eine Kopie von NW-GS-014 öffnet ihn, also geht beim Zuweisen dieses Schlüssels eine Anfrage an die freigebende Person des Serverraums.
Ein Organisationsadministrator kann einen mechanischen Hauptschlüssel, oder einen Schlüssel darüber in der Schließanlage, für die Freigabe markieren. Wer einen markierten Hauptschlüssel halten darf, entscheidet der Eigentümer seiner Schließanlage. Auf dem Bildschirm heißt die Schließanlage hier Schließsystem.
Jeder andere Schlüssel geht hinaus, ohne dass jemand anderes entscheidet. Wer die Zuweisung bestätigt, schließt sie ab.
Für eine Fläche mit Schutzbedarf Sehr hoch sucht portierX in dieser Reihenfolge und fragt, wen es zuerst findet.
Die freigebende Person, die an der Fläche benannt ist, eine Person oder eine Personengruppe. In einer Gruppe entscheidet ein Mitglied für alle.
Benennt die Fläche niemanden, die nächste freigebende Person darüber, am Gebäude, dann am Standort. Benannt wird an Flächen; eine freigebende Person an einem Gebäude oder Standort gilt für dessen Flächen, die selbst niemanden benennen.
Ist darüber keine freigebende Person benannt, der nächste Verantwortliche über der Fläche, am Gebäude, dann am Standort, zusammen mit jedem Stellvertreter an diesem Ort. Einer von ihnen entscheidet.
Ist gar niemand benannt, wartet die Anfrage. Die Fläche steht dann auf dem Dashboard unter Orte, die Aufmerksamkeit brauchen, bis ein Organisationsadministrator jemanden benennt.
Für einen markierten Hauptschlüssel entscheidet der Eigentümer, der an seiner Schließanlage benannt ist, eine Person oder eine Personengruppe. Ist kein Eigentümer benannt, wartet die Anfrage.
Wer eine Anfrage gestellt hat, entscheidet nie über sie, und ebenso wenig die Person, für die der Schlüssel ist. Bei einer Personengruppe entscheidet kein Mitglied. Entscheiden kann nur, wessen portierX-Login mit dem eigenen Personendatensatz verknüpft und aktiv ist. Wer ausgeschieden ist oder ein pausiertes oder deaktiviertes Login hat, wird nicht gefragt und bekommt keine E-Mail. Wie freigebende Personen und Eigentümer benannt werden, steht unter Freigebende, Eigentümer und Prüfende benennen.
Die Anfrage entsteht auf der Seite Zuweisung prüfen, im Abschnitt Geschäftlicher Bedarf. Er erscheint nur, wenn ein Schlüssel ein Ja braucht (Einer Person Zugang geben). Was Sie dort eintragen, geht mit der Anfrage an alle, die entscheiden.
Feld | Pflicht | Inhalt |
|---|---|---|
Antragsteller | Nein | Wer den Zugang angefragt hat, innerhalb oder außerhalb der Organisation, aus den Personen gewählt. Leer lassen, wenn Sie selbst anfragen. Der Antragsteller erfährt Entscheidung und Übergabe per E-Mail. |
Sponsor | Nein | Wer in der Organisation hinter dem Zugang steht. Vorausgefüllt mit der Führungskraft der Person, änderbar und löschbar. Der Sponsor ist nur ein Vermerk. portierX fragt ihn nichts und schreibt ihm nichts. |
Geschäftlicher Bedarf | Ja | Was die Aufgabe ist und warum sie diesen Schlüssel braucht. |
Grundlage | Ja | Worauf der Zugang beruht, etwa eine Rolle, ein Vertrag oder ein Arbeitsauftrag. |
Qualifikation | Ja | Schulung oder Lizenz und der Nachweis dafür. |
Organisation | Ja | Unternehmen oder Abteilung, vorausgefüllt mit der Firma aus dem Personendatensatz. |
Beginn und Ende des Zugangs legen Sie auf derselben Seite fest.
Eine Anfrage gilt einem Schlüssel. Brauchen drei Schlüssel einer Zuweisung ein Ja, entstehen drei Anfragen. Für eine Personengruppe hält eine Anfrage je Schlüssel die Kopien aller Mitglieder. Ein Ja gilt für alle, ein Nein gibt alle Kopien frei.
Mit der Anfrage reserviert portierX die Kopie. Die Übergabe bleibt gesperrt, bis jeder Teil der Anfrage sein Ja hat. Bis dahin steht der Schlüssel unter Personen im Reiter Übergaben unter Wartet auf Freigabe.
Ein Nein lehnt die ganze Anfrage ab, und die reservierte Kopie geht zurück in den Bestand. Nach dem letzten Ja kann der Schlüssel ab seinem Startdatum übergeben werden. Übergeben darf nur, wer die Anfrage gestellt hat, oder ein Organisationsadministrator. Wie eine Übergabe bestätigt wird, steht unter Eine offene Übergabe abschließen.
An | Wann | |
|---|---|---|
„Eine Schlüsselanfrage braucht Ihre Freigabe“ | Alle, die entscheiden können | Beim Stellen der Anfrage, und wenn die Anfrage an jemanden geht, der später benannt wurde |
„Ihre Freigabe steht noch aus“ | Alle, die zu diesem Zeitpunkt entscheiden können | Einmal, drei Tage nach dem Stellen, wenn die Anfrage dann wartet |
„Schlüsselanfrage freigegeben“ | Wer die Anfrage gestellt hat | Nach dem letzten Ja, mit einem Link zur Seite der Person |
„Schlüsselanfrage abgelehnt“ | Wer die Anfrage gestellt hat | Nach einem Nein, mit dem Grund |
„Ihr Schlüssel liegt zur Abholung bereit“ | Die Person, für die der Schlüssel ist; bei einer Personengruppe jedes Mitglied mit reservierter Kopie | Nach dem letzten Ja, mit dem Depot, in dem die Kopie liegt, und dem Startdatum |
„Der angefragte Schlüssel ist freigegeben“ | Der Antragsteller | Nach dem letzten Ja |
„Der angefragte Schlüssel ist abgelehnt“ | Der Antragsteller | Nach einem Nein, mit dem Grund |
„Der angefragte Schlüssel wurde übergeben“ | Der Antragsteller | Bei der Übergabe |
„Schlüssel übergeben“ | Wer die Anfrage gestellt hat | Bei der Übergabe, auch wenn diese Person sie selbst bestätigt hat |
Die E-Mails kommen in der Sprache der Organisation. Die Erinnerung geht nach drei Tagen hinaus, sofern die Organisation keine andere Zahl von Tagen festgelegt hat. Eine stornierte Anfrage löst keine E-Mail aus, und der Sponsor bekommt nie eine. Ist der Schlüssel übergeben, bekommen die Personen, die Ja gesagt haben, auch seine Rückgabe-Erinnerungen, siehe Rückgabedaten, Erinnerungen und überfällige Schlüssel.
Die Freigabe folgt der Fläche. Ein Schlüssel braucht ein Ja, weil er eine Fläche mit Schutzbedarf Sehr hoch öffnet. Der für die Freigabe markierte Hauptschlüssel ist der zweite Fall.
Jede Fläche mit Schutzbedarf Sehr hoch und jeder markierte Hauptschlüssel braucht ein eigenes Ja. Ein Nein lehnt die ganze Anfrage ab.
Kann niemand entscheiden, wartet die Anfrage, und die Kopie bleibt reserviert. Sobald jemand benannt ist, geht die Anfrage an diese Person, mit E-Mail.
Wird eine andere freigebende Person oder ein anderer Eigentümer benannt, wandert eine wartende Anfrage nur dann, wenn niemand mehr entscheiden kann, den sie fragt. Eine Anfrage beim Verantwortlichen geht an eine freigebende Person, sobald eine an der Fläche oder darüber benannt ist.
Ein Ja berechtigt nicht zur Übergabe. Übergeben darf nur, wer die Anfrage gestellt hat, oder ein Organisationsadministrator.
Wurde eine Kopie reserviert, bevor ihre Fläche auf Sehr hoch stand oder ihr Schlüssel markiert war, verweigert portierX ihre Übergabe ebenfalls. Stornieren Sie die Übergabe und weisen Sie den Schlüssel erneut zu, dann entsteht die Anfrage.
Status von Zugangsanfragen
E-Mails, die portierX verschickt
