Unter Einstellungen, Benachrichtigungen legt der Organisationsadministrator den Zeitplan der E-Mails fest, die portierX verschickt, wenn ein Schlüssel oder ein Recht sein Enddatum erreicht, und wann die Erinnerung an eine Überprüfung geht. Die Seite zeigt den Zeitplan als Tabelle mit den Spalten Wann und Wer eine E-Mail erhält.
Andere Bezeichnungen: Erinnerungen, Mahnungen, Eskalation, Rückgabeerinnerung.
Der Abschnitt Ein Schlüssel oder ein Recht erreicht sein Enddatum führt die E-Mails in der Reihenfolge, in der sie gehen.
Wann | Wer eine E-Mail erhält |
|---|---|
Vor dem Enddatum, die eingetragene Zahl von Tagen vorher | Der Inhaber, der Ausgeber, die verantwortliche Person der Firma und die freigebende Person |
Am Enddatum | Dieselben Personen |
Nach dem Enddatum, die eingetragene Zahl von Tagen danach, nur solange der Schlüssel nicht zurück ist | Dieselben Personen |
Noch nicht zurück nach der eingetragenen Zahl von Tagen, bei Schlüsseln mit Freigabe nach der Zahl unter Schlüssel mit Freigabe, nach; einmal | Der Empfänger unter E-Mail: alle mit einer Rolle, die verantwortliche Person des Ortes oder die verantwortliche Person der Firma |
Als verloren gemeldet, sofort | Alle mit der Rolle Sicherheitsmonitor |
Darunter steht Wer sie nicht abschalten kann mit einem Haken je Empfänger: Inhaber, Ausgeber, Verantwortliche Person der Firma, Freigebende Person. Alle vier erhalten die E-Mails vor, am und nach dem Enddatum. Der Haken legt fest, wer sie auf seiner eigenen Kontoseite nicht abschalten kann.
Der Abschnitt Überprüfungen führt die E-Mails an die Personen, die eine Überprüfung beantworten: Wenn eine Überprüfung startet an Alle, die die Überprüfung um Antworten bittet; Vor dem Fälligkeitsdatum, die eingetragene Zahl von Tagen vorher, an Alle, die der Überprüfung noch Antworten schulden; Am Tag nach dem Fälligkeitsdatum an dieselben.
Öffnen Sie Einstellungen, dann Benachrichtigungen.
Tragen Sie unter Vor dem Enddatum ein, wie viele Tage vor dem Enddatum die erste E-Mail geht.
Tragen Sie unter Nach dem Enddatum ein, wie viele Tage nach dem Enddatum die Erinnerung geht.
Tragen Sie unter Noch nicht zurück nach ein, nach wie vielen Tagen die letzte E-Mail geht, und unter Schlüssel mit Freigabe, nach die Tage für Schlüssel, die eine Freigabe brauchten. Diese Zahl ist höchstens so groß wie die erste.
Wählen Sie unter E-Mail, wer die letzte E-Mail erhält: alle mit einer Standardrolle oder einer eigenen Rolle, Die verantwortliche Person des Ortes, den der Schlüssel öffnet, oder Die verantwortliche Person der Firma des Inhabers. Die Zeile unter der Auswahl sagt, wer das in Ihrer Organisation ist.
Haken Sie unter Wer sie nicht abschalten kann die Empfänger an, die die E-Mails vor, am und nach dem Enddatum weiter erhalten müssen.
Tragen Sie unter Überprüfungen, Vor dem Fälligkeitsdatum ein, wie viele Tage vor der Fälligkeit die Erinnerung an eine Überprüfung geht.
Klicken Sie auf Speichern.
portierX prüft jede Stunde, welche E-Mails fällig sind, und stellt jede einmal je Schlüssel, Schritt und Empfänger in die Warteschlange. Der Zeitplan gilt ab der nächsten Prüfung, auch für Schlüssel, die schon ausgegeben sind.
Eine Erinnerung geht nur, solange der Schlüssel mit demselben Rückgabedatum ausgegeben ist. Kommt er zurück, wird er erneut ausgegeben oder ändert sich das Datum, entfällt sie.
Die letzte E-Mail nennt, wer vorher informiert wurde und wann. Sie wartet, bis die Erinnerungen davor verschickt sind, und geht einmal.
Die E-Mail zu einem verlorenen Schlüssel geht an jeden Sicherheitsmonitor, sobald der Verlust gemeldet ist. Hat die Organisation keinen Sicherheitsmonitor, geht sie an niemanden.
Jeder Empfänger sieht auf seiner eigenen Kontoseite, welche Erinnerungen er erhält, und schaltet ab, was nicht als Pflicht angehakt ist.
Jede gesendete und jede nicht gesendete Erinnerung steht im Prüfprotokoll.
Die Seite Benachrichtigungen setzt die Rolle Organisationsadministrator voraus. Wer die Einstellungen nur lesen darf, sieht die Werte mit dem Hinweis Schreibgeschütztes Feld.
Jede Zahl von Tagen ist eine ganze Zahl von 1 bis 3650.
Schlüssel mit Freigabe warten auf die letzte E-Mail nicht länger als andere Schlüssel.
Bis eine Organisation ihren Zeitplan speichert, gilt: 14 Tage vorher, 3 Tage danach, die letzte E-Mail nach 7 Tagen an alle mit der Rolle Sicherheitsmonitor, kein Pflichtempfänger, die Erinnerung an eine Überprüfung 3 Tage vor der Fälligkeit.
Die verantwortliche Person der Firma erhält die E-Mails nur, wenn die Firma des Inhabers eine benannt hat. Sonst erhält diese Kopie niemand, und niemand springt ein. Dasselbe gilt für die verantwortliche Person des Ortes als Empfänger der letzten E-Mail.
Eine Rolle als Empfänger heißt: alle, die diese Rolle an dem Tag haben, an dem die E-Mail geht. Eine deaktivierte eigene Rolle sendet nichts; die Auswahl zeigt sie als nicht verfügbar, bis Sie eine andere wählen.
Die letzte E-Mail und die E-Mail zu einem verlorenen Schlüssel kann niemand abschalten. Ihre Empfänger und die Tage der verlorenen Schlüssel sind nicht einstellbar.
Benachrichtigungen zu einer Integration, etwa zu einer Interflex-Anfrage, die nicht aktiviert ist, werden auf der Seite dieser Verbindung eingestellt. Die Schaltfläche Zu den Integrationen führt dorthin.
Die E-Mail beim Start einer Überprüfung geht immer. Die Erinnerung vorher und die E-Mail am Tag danach gehen je einmal und nur an die, die ihre Antworten nicht abgesendet haben.
