Eine eigene Rolle ist eine Rolle, die Ihre Organisation selbst anlegt, für eine Aufgabe, die die fünf Standardrollen nicht beschreiben, zum Beispiel den Empfang. Der Organisationsadministrator erstellt sie unter Einstellungen, Benutzer, auf der Registerkarte Eigene Rollen, und vergibt sie auf der Registerkarte Benutzer.
Andere Bezeichnungen: benutzerdefinierte Rolle, Custom Role.
Die Registerkarte Eigene Rollen führt je Rolle eine Zeile mit Rolle (Name und Beschreibung), Personen (wie viele Benutzer sie haben), Berechtigungen, Status und Aktionen. Der Status ist Aktiv oder Deaktiviert; bei einer deaktivierten Rolle steht das Datum darunter. Eine Rolle ohne Berechtigungen zeigt unter Berechtigungen den Hinweis Gewährt noch nichts.
Öffnen Sie Einstellungen, dann Benutzer, und wechseln Sie auf Eigene Rollen.
Klicken Sie auf Rolle erstellen. Das Fenster Eigene Rolle erstellen öffnet sich.
Tragen Sie unter Rollenname den Namen ein, wie ihn die Benutzerliste zeigen soll.
Beschreiben Sie unter Beschreibung in einem Satz, wofür die Rolle da ist.
Haken Sie unter Was diese Rolle darf an, was die Rolle erlaubt. Die Liste ist nach Bereich gruppiert und führt nur, was Sie selbst dürfen.
Klicken Sie auf Rolle erstellen.
Vergeben wird eine eigene Rolle im Fenster, in dem der Organisationsadministrator auch die Standardrolle festlegt, unter Einstellungen, Benutzer, auf der Registerkarte Benutzer.
Öffnen Sie im Zeilenmenü des Benutzers Rolle aktualisieren. Das Fenster Benutzerrolle verwalten öffnet sich.
Wechseln Sie auf Eigene Rollen. Die Registerkarte gibt es, sobald die Organisation eine eigene Rolle hat; sie zeigt die Zahl der Rollen.
Haken Sie die Rollen an, die der Benutzer haben soll, und nehmen Sie den Haken weg, wo er sie nicht mehr haben soll. Eine eigene Rolle kommt zur Standardrolle hinzu, mehrere sind möglich.
Klicken Sie auf Rolle aktualisieren.
In der Benutzerliste steht die eigene Rolle danach neben der Standardrolle des Benutzers.
Deaktivieren nimmt die Rolle allen, die sie haben, auf einmal. Die Rolle bleibt mit Name, Berechtigungen und Verlauf in der Liste, deaktiviert.
Öffnen Sie auf der Registerkarte Eigene Rollen das Zeilenmenü der Rolle und wählen Sie Deaktivieren.
Die Rückfrage nennt, wie vielen Personen die Rolle entzogen wird. Wer danach gar keine Rolle mehr hat, wechselt zur Rolle Person; die Rückfrage nennt sie Rolle Personen.
Klicken Sie auf Rolle deaktivieren.
Öffnen Sie das Zeilenmenü der deaktivierten Rolle und wählen Sie Reaktivieren.
Klicken Sie auf Rolle reaktivieren.
Die Rolle kommt zurück, ohne dass jemand sie hat. Wer sie vor dem Deaktivieren hatte, bekommt sie nicht automatisch wieder. Vergeben Sie sie erneut.
Eine erstellte Rolle steht auf Eigene Rollen mit dem Status Aktiv und im Fenster Benutzerrolle verwalten auf der Registerkarte Eigene Rollen.
Erstellen, Deaktivieren und Reaktivieren einer Rolle sowie Vergeben und Entziehen stehen im Prüfprotokoll.
Eine eigene Rolle lässt sich unter Einstellungen, Benachrichtigungen als Empfänger der letzten Erinnerungs-E-Mail wählen, wie eine Standardrolle.
Ein Benutzer mit einer eigenen Rolle sieht und darf in portierX, was die Berechtigungen der Rolle erlauben, zusätzlich zu dem, was seine Standardrolle erlaubt.
Die Registerkarte Eigene Rollen und das Fenster Benutzerrolle verwalten setzen die Rolle Organisationsadministrator voraus.
Sie können nur weitergeben, was Sie selbst dürfen. Eine Berechtigung, die Sie nicht haben, steht nicht in der Liste, und portierX nimmt sie auch nicht an.
Was eine Rolle darf, legen Sie beim Erstellen fest. Eine Rolle ohne angehakte Berechtigung lässt sich erstellen; sie gewährt dann nichts.
Der Name muss in der Organisation eindeutig sein, auch gegenüber deaktivierten Rollen. Groß- und Kleinschreibung und Satzzeichen unterscheiden Namen nicht: Empfang und empfang sind derselbe Name.
Die Namen der Standardrollen und allgemeine Bezeichnungen wie admin, manager, member, user, staff, owner oder viewer sind nicht erlaubt.
Jeder Benutzer hat genau eine Standardrolle. Eigene Rollen kommen hinzu, auch mehrere.
Eine deaktivierte Rolle lässt sich nicht vergeben. Reaktivieren gibt sie niemandem zurück.
Welche Berechtigungen die fünf Standardrollen haben, steht in Rollen und Berechtigungen.
