Mit der HR-Datei bleiben die Personen in portierX auf dem Stand Ihres HR-Systems. Das HR-System legt eine Datei in einen Ordner, den portierX bereitstellt, und portierX importiert sie jeden Morgen. Einrichten und steuern kann das nur der Organisationsadministrator, unter Integrationen mit der Kachel HR file.
Andere Bezeichnungen: HR-Schnittstelle, Personalstamm-Import, SFTP-Import, tägliche Personaldatei.
Sie haben die Rolle Organisationsadministrator.
Ihre HR-IT baut den Export nach der Schnittstellenbeschreibung von portierX. Sie laden sie unter Personen mit Schnittstellenbeschreibung herunterladen. Spalten und Werte der Datei stehen unter Datei- und Tabellenformate.
Klären Sie mit der HR-IT, ob jede Datei alle Personen enthält oder nur die, die sich geändert haben. Davon hängt ab, ob Mirror möglich ist.
Öffnen Sie Integrationen, den Reiter "Available" und die Kachel HR file in der Kategorie HR Systems, dann den Reiter Verbinden.
Tragen Sie unter "Source name" einen Namen ein. Er steht auf der Seite der Quelle und im Synchronisierungsprotokoll.
Wählen Sie unter "What each file lists", ob jede Datei alle Personen enthält, "Everyone the HR system holds (a full file)", oder nur die Geänderten, "Only the people who changed (a partial file)".
Schalten Sie "Mirror" ein, wenn Personen, die in der Datei fehlen, beendet werden sollen. Das geht nur mit vollständigen Dateien.
Schalten Sie "Start paused" ein, wenn bis zum Fortsetzen nichts importiert werden soll.
Tragen Sie unter "Name of the HR person ID" ein, wie Ihre Organisation die Personalnummer nennt, zum Beispiel KID. Das Feld ist optional.
Klicken Sie auf Aktivieren.
Die Quelle öffnet sich mit den Registerkarten Zusammenfassung und Synchronisierungsprotokoll. Unter Ordner steht der Ablageordner, den portierX der Quelle zugewiesen hat. Ordnerpfad kopieren kopiert ihn für Ihre HR-IT.
Jeden Morgen um 07:00 Uhr in der Zeitzone Ihrer Organisation sieht portierX in den Ordner. Ist keine Zeitzone eingestellt, gilt UTC. Jede wartende Datei wird importiert, die älteste zuerst, und jede wird angewendet, bevor portierX die nächste liest. Danach wird die Datei aus dem Ordner gelöscht. Jeder Lauf steht im Synchronisierungsprotokoll.
Die erste Datei einer Quelle wartet auf Ihre Prüfung, ebenso eine Datei mit geänderten Spalten oder mit Personalnummern, die der Quelle größtenteils unbekannt sind. Erst nach Ihrer Freigabe ändert sich etwas. Wie Sie einen wartenden Lauf prüfen, steht unter Einen Lauf der HR-Datei prüfen, anwenden oder rückgängig machen.
Unter Geprüft steht die tägliche Uhrzeit, unter Zuletzt geprüft, wann portierX zuletzt nachgesehen hat und was es gefunden hat.
Mirror gleicht vollständige Dateien mit den Personen ab, die aus dieser Quelle stammen. Fehlt eine Person zum ersten Mal in der Datei, wird sie markiert. Fehlt sie auch in der nächsten vollständigen Datei, wird sie beendet: Sie bekommt das Ende des Tages, auf den die Datei datiert ist, als Austrittsdatum. Ein früheres Austrittsdatum bleibt stehen. Taucht die Person in einer Datei wieder auf, wird die Markierung aufgehoben.
Klicken Sie auf der Seite der Quelle auf Importe pausieren und bestätigen Sie im Dialog Importe pausieren?.
Zum Fortsetzen klicken Sie auf Importe fortsetzen und bestätigen im Dialog Importe fortsetzen?.
Solange die Importe pausiert sind, überspringt die morgendliche Prüfung den Ordner, und die Personen aus dieser Quelle bleiben, wie sie sind. Nach dem Fortsetzen importiert die nächste morgendliche Prüfung jede Datei im Ordner, die älteste zuerst.
Das Tageslimit auf der Registerkarte Zusammenfassung begrenzt, wie viele Personen eine Quelle an einem Tag austreten lässt oder in eine andere Organisationseinheit verschiebt. Sie tragen zwei Zahlen ein, Personen und Prozent. Es gilt die höhere: 10 Personen oder 5 Prozent aller Personen, wenn niemand etwas festlegt. Die Karte zeigt, wie viele Personen das heute sind.
Gezählt wird jede Person einmal je Tag, deren Austrittsdatum gesetzt, verschoben oder entfernt wird, deren Organisationseinheit wechselt oder entfernt wird oder die Mirror beendet. Personen, die ein Lauf anlegt, zählen nicht. Was über das Limit geht, wartet als zurückgehaltene Änderung auf einen Organisationsadministrator, der Rest des Laufs wird angewendet. Die zurückgehaltenen Änderungen stehen unter Einen Lauf der HR-Datei prüfen, anwenden oder rückgängig machen.
Jeder Lauf schreibt die Personen nach den Regeln der Quelle. Welche Felder die HR-Datei bestimmt und welche nicht, steht unter Woher die Daten einer Person kommen.
Jeder abgeschlossene Lauf steht im Synchronisierungsprotokoll, mit seinen Zahlen und den Personen, die eingetreten, ausgetreten oder gewechselt sind.
Jede Änderung des Tageslimits steht im Prüfprotokoll, mit den Zahlen vorher und nachher.
Eine Organisation hat eine HR-Datei als Quelle.
Anlegen, Pausieren, Fortsetzen und das Tageslimit ändern nur der Organisationsadministrator. Ein Zugangsmanager sieht die Seite der Quelle und das Tageslimit, ohne sie ändern zu können.
Eine Datei darf höchstens 4 MB groß sein.
Eine Datei, die vor der zuletzt angewendeten Datei datiert ist, wird nicht gelesen.
Fehlt einer Datei eine Spalte, die die gespeicherte Zuordnung braucht, schlägt der Lauf fehl und nennt die Spalte.
Ein Austritt ohne Austrittsdatum gilt ab dem Datum der Datei, nicht ab dem Tag, an dem portierX sie liest.
Mirror gibt es nur für vollständige Dateien. Eine Datei, die nur Geänderte enthält, beendet niemanden.
Das Tageslimit gilt für die ganze Organisation und ab dem nächsten Lauf. Eine Personentabelle, die jemand von Hand importiert, zählt nicht dazu.
