Eine Überprüfung starten Sie, wenn die Zuständigen bestätigen sollen, wer welche Räume öffnen darf, oder wer in portierX besondere Rechte hat. Starten und schließen kann ein Organisationsadministrator oder ein Zugangsmanager, unter Überprüfungen mit Überprüfung Starten. Wie eine Überprüfung abläuft, steht in Überprüfungen: was sie sind und wie sie ablaufen.
Für eine Überprüfung von Räumen: Jeder Raum hat eine prüfende Person oder eine verantwortliche Person mit einem Login (Freigebende, Eigentümer und Prüfende benennen). Wer kein Login hat, kann nicht antworten.
Für eine Überprüfung privilegierter Benutzer: Die Prüfer haben ein Login, das mit ihrem Datensatz verknüpft ist.
Öffnen Sie Überprüfungen und wählen Sie Überprüfung Starten.
Wählen Sie unter Was überprüft werden soll die Art: Wer Räume öffnen kann oder Privilegierte Benutzer.
Geben Sie unter Name einen Namen ein, etwa „Serverräume Werk Nord, 2. Halbjahr“. Höchstens 200 Zeichen.
Für Wer Räume öffnen kann: Wählen Sie unter Räume die Räume. Räume suchen findet einen Raum, Nur eingeschränkte zeigt nur Räume mit dem Schutzbedarf Sehr hoch, und ein Haken beim Gebäude wählt alle Räume, die es gerade zeigt.
Für Privilegierte Benutzer: Wählen Sie unter Prüfer eine oder mehrere Personen. Die Überprüfung umfasst jedes Login mit der Rolle Organisationsadministrator, Zugangsmanager, Berechtigungsmanager oder Sicherheitsmonitor und die Mitglieder jeder Personengruppe, die als Liste privilegierter Konten markiert ist.
Wählen Sie das Fälligkeitsdatum, heute oder später.
Prüfen Sie die Vorschau. Wer antwortet nennt für jeden Ort die Personen, die antworten, und Zeilen, die niemand beantworten kann, mit dem Grund. Was gespeichert wird nennt die Zahl der Zeilen.
Wählen Sie Überprüfung Starten und bestätigen Sie im Dialog Diese Überprüfung starten? noch einmal mit Überprüfung Starten.
Eine Überprüfung schließt sich selbst, wenn die letzte Person einreicht, die antworten kann. Vorher schließen Sie sie so:
Unter Überprüfungen im Reiter Offen wählen Sie im Menü der Zeile Überprüfung schließen. Auf der Seite der Überprüfung steht dafür Überprüfung Schließen im Kopf.
Der Dialog Diese Überprüfung schließen? nennt die Zeilen ohne eingereichte Antwort.
Bestätigen Sie mit Überprüfung Schließen.
Beim Start speichert portierX die Zeilen so, wie sie sind, und jede Person, die antworten kann, erhält eine E-Mail mit einem Link zur Überprüfung (Eine Überprüfung beantworten).
Vor dem Fälligkeitsdatum und am Tag danach erinnert portierX alle, die noch Antworten schulden. Die Zahl der Tage vorher stellt ein Organisationsadministrator ein (Festlegen, wann Erinnerungs-E-Mails verschickt werden und wer sie erhält).
Unter Überprüfungen zeigt jede Zeile, wie viele Antworten eingereicht sind, und unter Nachverfolgung, was offen ist: zurückzugebende Schlüssel, zu klärende Zeilen, nicht ausgeführte Entfernungen.
Nach dem Schließen steht die Überprüfung im Reiter Geschlossen. Zeilen ohne eingereichte Antwort gelten als fehlend; gespeicherte, nicht eingereichte Antworten bleiben gespeichert und bewirken nichts.
Starten und schließen kann ein Organisationsadministrator oder ein Zugangsmanager.
Nach dem Start lassen sich die Zeilen nicht mehr ändern. Für einen anderen Umfang starten Sie eine weitere Überprüfung.
Eine Überprüfung braucht mindestens eine Zeile. Öffnet niemand die gewählten Räume, gibt es nichts zu überprüfen.
Das Fälligkeitsdatum liegt nicht in der Vergangenheit.
Eine geschlossene Überprüfung nimmt keine Antworten mehr an und lässt sich nicht wieder öffnen.
Eine regelmäßige Überprüfung durchführen
