Berichte erstellen Sie auf der Seite Berichte. Sie braucht die Rolle Organisationsadministrator, Zugangsmanager oder Sicherheitsmonitor und beginnt bei Berichte in der Seitenleiste. Zwei Berichte stehen dort: Zugangsmittel mit gemeldeten Vorfällen und, für Organisationsadministrator und Zugangsmanager, Übergabequittungen.
Zugangsmittel, Berechtigung und Zugangsberechtigung meinen dasselbe: den Schlüssel, die Karte oder den Transponder, den eine Person erhält. Übergabequittung, Übergabebestätigung und Übergabenachweis bezeichnen dasselbe Dokument, das bei einer Schlüsselübergabe entsteht.
Die Seite öffnet sich mit Zugangsmittel mit gemeldeten Vorfällen. Ein Klick auf eine Karte öffnet deren Bericht. Welcher Bericht offen ist, steht in der Adresse der Seite, ein Link führt eine Kollegin also zum selben Bericht.
Jeder zu einem Schlüssel gemeldete Vorfall ist eine Zeile, in jedem Zustand. Die Überschrift zählt die passenden Zeilen. Die Spalten sind Zugangsmittel, Typ, Datum des Vorfalls, Beschreibung, Referenz, Gemeldet von, Gemeldet, Status, Gelöst von, Gelöst, Lösungsgrund, Vorherige zugewiesene Person, Raum und Dokument. Gelöst von, Gelöst und Lösungsgrund bleiben bei einem offenen Vorfall leer und füllen sich beim Abschluss. Der Bericht beantwortet damit auch, wie ein Vorfall ausgegangen ist.
Drei Bedienelemente grenzen die Liste ein. Das Suchfeld Vorfälle suchen findet Beschreibung, Referenz, die ID des Schlüssels und den Namen der Person, die ihn hatte. Nach Datum des Vorfalls filtern öffnet einen Kalender für einen Zeitraum, Filter löschen darin entfernt ihn wieder. Alle Status stellt auf Offen, Gelöst oder Archiviert um.
Passt nichts, stellt Filter löschen die ganze Liste wieder her.
Jede Übergabe von Schlüsseln erzeugt eine Quittung. Dieser Bericht findet sie über alle Personen hinweg. Die Spalten sind Dokument-ID, Person, Berechtigung, Ausgestellt von, Erstellungsdatum, Status und Bestätigungsmethode.
Status lautet Wartet auf Freigabe, solange die Zugangsanfrage zur Quittung auf ein Ja wartet, Übergabe ausstehend, wenn die Zuweisung steht und die Übergabe nicht bestätigt ist, Bestätigt oder Abgebrochen. Bestätigungsmethode lautet PIN-Methode (die empfangende Person hat mit einem Code per E-Mail bestätigt), Papierbestätigung (ein unterschriebenes Papierformular wurde hochgeladen), Digitale Unterschrift (auf dem Bildschirm unterschrieben) oder Manuelle Bestätigung (eine Mitarbeiterin hat bestätigt). Bei einer ausstehenden Übergabe steht die bei der Zuweisung gewählte Methode.
Eingrenzen können Sie mit dem Suchfeld Quittungen suchen (nach Person oder Dokumentnummer), Nach Erstellungsdatum filtern, Alle Status und Alle Methoden.
Jede Zeile hat ein Menü. Übergabequittung anzeigen öffnet eine bestätigte Quittung: wer übergeben hat, wer empfangen hat, was übergeben wurde und wie es bestätigt wurde. Ein Download des unterschriebenen PDFs erscheint nur bei einer Quittung, die per Unterschrift oder Papierformular bestätigt wurde. Zuweisung öffnen führt zum Datensatz der Person; der Eintrag fehlt, wenn die Person gelöscht ist.
Öffnen Sie Berichte und klicken Sie auf die Karte des Berichts.
Setzen Sie Suche und Filter.
Klicken Sie auf CSV exportieren.
Eine Datei wird heruntergeladen, mit jeder Zeile, die Suche und Filter treffen, über alle Seiten hinweg, mit Komma als Trennzeichen und den Überschriften in Ihrer Sprache.
Die Vorfalldatei heißt incident-report-JJJJ-MM-TT.csv und hat 15 Spalten: Vorfall-ID, Zugangsmittel-ID, Zugangsmittel-Name, Typ, Status, Gemeldet am, Gemeldet von, Vorherige zugewiesene Person, Raum, Referenznummer, Dokument, Gelöst am, Gelöst von, Lösungsgrund und Beschreibung. Vorfall-ID benennt eine Zeile dauerhaft; nennen Sie sie, wenn Sie einen Vorfall zitieren. Typ und Status stehen als Code in der Datei (lost, damaged, stolen; open, resolved, archived), in jeder Sprache gleich.
Die Quittungsdatei heißt handover-receipts-JJJJ-MM-TT.csv. Sie beginnt mit sechs Zeilen Angaben, Erstellt am, Liste, Filter, Quelle der Daten, Zeilen und Exportiert von, dann folgen die sieben Spalten der Tabelle, Status und Bestätigungsmethode als Code. portierX trägt den Export ins Prüfprotokoll ein, bevor es die Zeilen liefert. Eine Liste mit mehr als 50.000 Quittungen wird mit einer Meldung abgewiesen, ebenso ein Export, der sich nicht eintragen ließ.
Die Seite Berichte braucht das Recht, Vorfälle zu sehen: Organisationsadministrator, Zugangsmanager, Sicherheitsmonitor. Der Bericht Übergabequittungen und sein Export brauchen die Rolle Organisationsadministrator oder Zugangsmanager.
Der Vorfallbericht zeigt Vorfälle, die zu Schlüsseln gemeldet wurden. Wer wann durch eine Tür gegangen ist, steht nicht darin.
Der Datumsfilter des Vorfallberichts nimmt den Tag der Meldung (Gemeldet), nicht das Datum des Vorfalls. Ein im Januar verlorener und im März gemeldeter Schlüssel zählt im März.
CSV exportieren braucht mindestens eine Zeile in der Liste.
Ein Bericht entsteht, wenn Sie ihn öffnen. portierX verschickt keine Berichte per E-Mail.
