Ein Prüfer fragt, wer Zugang hatte, wer das entschieden hat, wann er zurückgenommen wurde und womit Sie das belegen. portierX antwortet aus fünf Aufzeichnungen: dem Prüfprotokoll, den Übergabequittungen, den Rollen, den Überprüfungen und den Aufbewahrungsfristen. Der Sicherheitsmonitor liest das Prüfprotokoll und den Vorfallbericht; Organisationsadministrator und Zugangsmanager exportieren Protokoll und Quittungen und führen Überprüfungen durch; die Aufbewahrungsfristen legt der Organisationsadministrator fest.
Eine Prüfung heißt im Alltag auch Audit, Revision oder Compliance-Prüfung. Übergabequittung, Übergabebestätigung und Übergabenachweis bezeichnen dasselbe Dokument.
Ein Beispiel aus dem Demo-Bestand von Nordwerk Industries: Wer konnte im Werk Nord den Serverraum öffnen? Das Prüfprotokoll, auf den Zugangspunkt Serverraum Tür eingegrenzt, zeigt jeden Schlüssel, der mit dieser Tür verknüpft wurde. Auf einen Schlüssel eingegrenzt zeigt es jede Ausgabe und Rücknahme, und die Quittung jeder Ausgabe zeigt, wie die Person die Übergabe bestätigt hat.
Jeder Eintrag nennt die handelnde Person, den betroffenen Datensatz, die Aktion und den Zeitpunkt: ausgegebene und zurückgenommene Schlüssel, angelegte und geänderte Datensätze, vergebene Rollen, An- und Abmeldungen, Importe und jede Synchronisation. Braucht ein Schlüssel eine Freigabe, sind die Anfrage, jede Antwort und die Entscheidung eigene Einträge, mit der Person, die geantwortet hat.
Für einen Prüfer zählt die Datei, nicht der Bildschirm. Exportieren liefert alle passenden Einträge als CSV oder Excel mit 18 Spalten; wie Sie eingrenzen und exportieren, steht unter Nachweisen, wer wann Zugang hatte. Drei Spalten tragen den Nachweis: Ereignis-ID benennt einen Vorgang dauerhaft, Aufgetreten am ist der Zeitpunkt des Vorgangs (Erstellt am der Zeitpunkt der Aufzeichnung), und Ist Ausnahme kennzeichnet Fehlgeschlagenes und Abgewiesenes, auf dem Bildschirm über Nur Ausnahmen anzeigen. Der Export selbst wird zum Eintrag im Protokoll. Exportieren dürfen Organisationsadministrator und Zugangsmanager.
Jede Übergabe von Schlüsseln erzeugt eine Quittung mit Dokument-ID, Person, ausstellender Person, Datum, Status und Bestätigungsmethode. Die Methode sagt, was die Quittung beweist. PIN-Methode: die empfangende Person hat mit einem Code bestätigt, der an ihre eigene E-Mail-Adresse oder Mobilnummer ging. Digitale Unterschrift: sie hat auf dem Bildschirm unterschrieben, das PDF ist gespeichert. Papierbestätigung: ein unterschriebenes Formular wurde hochgeladen, das PDF ist gespeichert. Manuelle Bestätigung: eine Mitarbeiterin hat die Übergabe bestätigt, ohne Zeichen der empfangenden Person.
Die Quittungen finden Sie unter Berichte, Übergabequittungen und am Datensatz der Person. Übergabequittung anzeigen öffnet eine bestätigte Quittung, und der Export des Berichts beginnt mit sechs Zeilen Angaben, darunter wer wann exportiert hat; siehe Einen Bericht erstellen und exportieren.
Unter Einstellungen, Benutzer zeigt der Reiter Benutzer, wer welche Rolle hat, der Reiter Standardrollen die fünf Rollen mit ihren Rechten, Seite für Seite, und der Reiter Eigene Rollen die Rollen, die Ihre Organisation selbst angelegt hat, mit dem, was jede darf. Eine deaktivierte eigene Rolle behält ihren Verlauf. Jede vergebene und entzogene Rolle ist ein Eintrag im Prüfprotokoll, ebenso jede angelegte, deaktivierte und wieder aktivierte eigene Rolle. Was die fünf Rollen sehen und dürfen, steht unter Was Ihre Rolle Ihnen zeigt und erlaubt.
Unter Überprüfungen startet ein Organisationsadministrator oder Zugangsmanager eine Überprüfung mit der Frage Wer Räume öffnen kann oder Privilegierte Benutzer. Die Überprüfung speichert die Zeilen, die sie gezeigt hat, und jede Antwort mit der antwortenden Person und dem Zeitpunkt; wer antwortet, ergibt sich aus der Verantwortung für den Ort. Start, jede abgegebene Antwort, Abschluss und Export sind Einträge im Prüfprotokoll. Überprüfung exportieren liefert eine CSV-Datei (CSV Komma oder CSV Semikolon) mit einer Zeile je gespeicherter Zeile: die Zeile wie angezeigt, Antwort und Notiz, wer wann geantwortet hat und was eine Entfernung bewirkt hat.
Unter Einstellungen, Datenschutz legt ein Organisationsadministrator zwei Fristen fest. Prüfprotokoll: Einträge, die älter sind als die Frist, löscht portierX jede Nacht; der portierX-Standard sind 10 Jahre, der kürzeste Zeitraum 180 Tage, und der Synchronisierungsverlauf der Integrationen wird genauso lange aufbewahrt. Daten einer gelöschten Person: Name, E-Mail, Mobilnummer, Geburtsdatum, Unternehmen und Tags werden nach der Frist durch ein Pseudonym wie Deleted person 4F7K ersetzt; der Standard ist 1 Jahr, der kürzeste Zeitraum 30 Tage, und Einträge im Prüfprotokoll, die die Person nannten, bleiben mit dem Pseudonym erhalten. Unter Aufbewahren für wählen Sie einen Zeitraum oder eine Anzahl Tage, höchstens 100 Jahre. Die Seite zeigt, wer die Frist wann festgelegt hat, und jede Änderung ist ein Eintrag im Prüfprotokoll mit dem Aktionstyp Aufbewahrungsdauer geändert.
Das Prüfprotokoll erfasst, was in portierX getan wurde. Türöffnungen stehen nicht darin, und bei einer mechanischen Schließanlage gibt es diese Aufzeichnung nirgends.
Ein Vorfall belegt die Meldung und den Status des Schlüssels in portierX. Ob der Schlüssel an der Tür weiter dreht, ist eine Frage an Ihre Schließanlage.
Jeder Eintrag und jede Quittung gehört zu einer Organisation. Wer in mehreren Organisationen arbeitet, sieht die Aufzeichnungen der Organisation, in der er gerade arbeitet; siehe Mit einer Anmeldung in mehreren Organisationen arbeiten.
Als Nachweis gilt die Datei, nicht die Ansicht: zitieren Sie Ereignis-ID und Aufgetreten am aus dem Protokoll und die Dokument-ID einer Quittung.
Eine Überprüfung belegt die Antworten zu den Zeilen, die sie gezeigt hat. Zugang, der nach dem Start dazukam, gehört in die nächste Überprüfung.
