Einen Vorfall melden Sie, wenn ein Schlüssel oder eine Karte weg, gestohlen oder beschädigt ist. Dafür braucht es die Rolle Organisationsadministrator, Zugangsmanager oder Berechtigungsmanager. Die Meldung beginnt mit Vorfall melden im Menü der Kopie, auf dem Tab Kopien des Schlüssels oder in der Liste Zugangsberechtigungen.
Andere Bezeichnungen: Schlüsselverlust, Kartenverlust, Schadensmeldung. In portierX heißt jede dieser Meldungen Vorfall; der Schlüssel oder die Karte ist eine Zugangsberechtigung, in der Meldung ein Zugangsmittel.
Klären Sie, um welche Kopie es geht. Die Meldung gilt für eine Kopie, nicht für den ganzen Schlüssel.
Halten Sie die Nummer der Anzeige oder des Serviceauftrags bereit, wenn es eine gibt.
Öffnen Sie das Menü der Kopie und wählen Sie Vorfall melden. Das Menü steht auf dem Tab Kopien des Schlüssels, in der Liste Zugangsberechtigungen, in der Detailansicht der Berechtigung, bei der Person unter Zugewiesene Zugangsberechtigungen und beim Zugangspunkt bei den Berechtigungen, die dort schließen. Jeder Weg öffnet dasselbe Fenster Vorfall melden.
Oben steht, wessen Zugang die Meldung sperrt und wie viele Flächen und Zugangspunkte betroffen sind. Diese Zeile lesen Sie, bevor Sie absenden.
Lesen Sie den Hinweis über dem Formular. Er nennt die Person, deren Zugang gesperrt wird, oder sagt, dass die Berechtigung niemandem zugewiesen ist, und zählt, wie viele Flächen die Berechtigung abdeckt und mit wie vielen Zugangspunkten sie verknüpft ist; die Namen erscheinen, wenn Sie den Mauszeiger auf die Zeile halten. Ein Gruppenschlüssel deckt viele Türen ab, und die Sperre trifft alle.
Wählen Sie unter Vorfallart eines von Verloren, Beschädigt und Gestohlen. Pflicht.
Setzen Sie unter Datum des Vorfalls den Tag, an dem es passiert ist, nicht den Tag der Meldung. Voreingestellt ist der heutige Tag; ein Tag in der Zukunft wird abgewiesen.
Beschreiben Sie unter Beschreibung, was passiert ist. Pflicht, höchstens 500 Zeichen.
Tragen Sie unter Referenznummer Ihre Vorgangs- oder Anzeigennummer ein, etwa die des Serviceauftrags oder der Polizei. Freiwillig, höchstens 100 Zeichen. Die Meldung nimmt keine Datei an; die Nummer ist der Verweis auf das Dokument.
Wählen Sie Vorfall melden und Zugangsmittel sperren. Abbrechen verwirft die Meldung.
Die Karte des offenen Vorfalls sitzt in der Detailansicht der Berechtigung und trägt Art, Beschreibung und die meldende Person.
Die Kopie steht auf dem Tab Kopien auf Verloren (verloren oder gestohlen) oder Defekt (beschädigt), und ihre Schaltfläche heißt Klären. Der Tab Personen des Schlüssels führt den Besitzer unter Frühere Besitzer mit dem Ausgang Als verloren gemeldet, Als gestohlen gemeldet oder Zurückgegeben, defekt.
Die Detailansicht der Berechtigung trägt die Karte Offener Vorfall mit der Überschrift Als verloren gemeldet, Als beschädigt gemeldet oder Als gestohlen gemeldet und der Beschreibung. Details anzeigen öffnet Referenz, Datum des Vorfalls und Gemeldet von. Das Menü der Karte bietet Vorfall bearbeiten und Vorfall lösen.
Die Berechtigung ist für jede Zuweisung gesperrt, bis der Vorfall gelöst ist. Das Prüfprotokoll hält die Meldung mit ihrer Art fest.
Bei Verloren erfährt ein angebundenes Schließsystem die Meldung sofort: SALTO sperrt den Schlüssel, dormakaba MATRIX entzieht der Person die Berechtigung, ASSA ABLOY eCLIQ meldet den Schlüssel als verloren, Interflex sperrt den Ausweis.
Bei Verloren geht außerdem sofort eine E-Mail mit dem Betreff Schlüssel als verloren gemeldet und dem Code des Schlüssels an jeden Benutzer mit der Rolle Sicherheitsmonitor, in der Sprache der Organisation. Sie nennt das Datum und bittet, zu prüfen, was der Schlüssel öffnet, und zu entscheiden, ob Schlösser getauscht werden; Schlüssel öffnen führt auf den Tab Kopien des Schlüssels. Niemand kann diese E-Mail abschalten. Hat die Organisation keinen Sicherheitsmonitor, geht keine E-Mail.
Die Meldung öffnet keine Tür und schließt keine. Bei einem mechanischen Schließsystem dreht der verlorene Schlüssel weiter; was Sie an der Tür ändern, entscheiden Sie.
Eine als gestohlen oder beschädigt gemeldete Berechtigung ist in portierX gesperrt. Ein angebundenes Schließsystem erfährt nur von einem Verlust. Eine als gestohlen gemeldete Berechtigung öffnet dort weiter Türen, bis sie im Schließsystem gesperrt ist.
Je Berechtigung ist ein Vorfall offen. Eine Kopie mit offenem Vorfall und eine archivierte Kopie bieten Vorfall melden nicht an.
Die Meldung nimmt keine Datei an. Die Nummer der Anzeige oder des Auftrags gehört in Referenznummer.
Vorfall bearbeiten auf der Karte ändert die Referenz. Art, Datum und Beschreibung bleiben, wie sie gemeldet wurden.
Ein Berechtigungsmanager kann melden, aber nicht lösen. Das Lösen braucht Organisationsadministrator oder Zugangsmanager (siehe Einen Vorfall abschließen).
Ein Vorfall bleibt offen, bis ihn jemand löst. Die Meldung allein schließt nichts ab.
