Eine Firma ist in portierX der Datensatz eines Dienstleisters, Lieferanten oder Partners, dessen Personen bei Ihnen arbeiten. Sie trägt den Vertrag mit dem Vertragsende, das den letzten Tag des Zutritts ihrer Personen festlegt, und den Sponsor aus Ihren eigenen Reihen, der für die Firma einsteht. Firmen legen Organisationsadministrator, Zutrittsmanager und Zutrittsmedien-Manager unter Personen in der Seitenleiste im Reiter Firmen an. Der Sicherheitsmonitor sieht sie. Sponsor und Stellvertretung benennt nur der Organisationsadministrator.
Andere Bezeichnungen: Fremdfirma, Partnerfirma, Auftragnehmer, Dienstleister, Lieferant.
Der Reiter Firmen steht unter Personen zwischen Gruppen und Übergaben. Neben seinem Namen zeigt er, wie viele Firmen Ihre Organisation führt. Die Liste nennt zu jeder Firma:
Spalte | Was sie zeigt |
|---|---|
Firma | Den Namen, darunter die Vertragsnummer oder Keine Vertragsnummer. |
Art | Dienstleister, Lieferant, Partnerorganisation oder Sonstige. |
Vertragsende | Den Tag und die verbleibenden Tage. In der letzten Woche warnt die Zelle, etwa mit Endet morgen. Ist der Vertrag beendet, steht dort, wie lange das her ist, etwa Gestern beendet. Ohne Datum steht dort Kein Vertragsende. |
Personen | Wie viele Personen für die Firma arbeiten. |
Schlüssel ausgegeben | Wie viele Schlüssel und Karten diese Personen halten. |
Sponsor | Wer für die Firma einsteht, oder Niemand benannt. |
Stellvertretung | Wie viele Stellvertretungen benannt sind. |
Die Liste beginnt mit dem frühesten Vertragsende und endet mit den Firmen ohne Vertragsende. Keine Spalte lässt sich sortieren. Das Suchfeld Firmen suchen findet eine Firma über einen Teil ihres Namens, auf allen Seiten der Liste. Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle.
Ein Klick auf eine Zeile oder auf Ansehen öffnet die Seite der Firma im Reiter Personen. Bearbeiten öffnet sie im Reiter Informationen, gleich zum Bearbeiten bereit. Bearbeiten und Firma hinzufügen sehen nur die Rollen, die Firmen bearbeiten dürfen.
Über der Liste erhält jede Firma der angezeigten Seite, deren Vertrag beendet ist, einen eigenen Hinweis. Er nennt den Tag, an dem der Vertrag endete, und wie viele Schlüssel ihre Personen noch halten, oder dass niemand von dort einen Schlüssel hält. Weil beendete Verträge vorn stehen, erscheinen ihre Hinweise auf der ersten Seite.
Öffnen Sie Personen in der Seitenleiste und wechseln Sie in den Reiter Firmen.
Klicken Sie auf Firma hinzufügen. Ist die Liste leer, steht die Schaltfläche in der Liste selbst.
Tragen Sie unter Name den Namen der Firma ein. Das Feld ist Pflicht.
Wählen Sie die Art: Dienstleister, Lieferant, Partnerorganisation oder Sonstige. Voreingestellt ist Sonstige.
Ergänzen Sie, was Sie wissen: Vertragsnummer, Vertragsbeginn, Vertragsende, Telefon, E-Mail, Adresse und Notizen.
Bestätigen Sie mit Firma hinzufügen. Abbrechen verwirft die Eingaben.
Unter Vertragsende steht, was das Datum bewirkt: „Der Zutritt der Personen der Firma endet spätestens an diesem Tag, ebenso die Schlüssel, die sie halten.“ Das Vertragsende gilt bis zum Ende des gewählten Tages in der Zeitzone Ihrer Organisation. Der Vertragsbeginn wird gespeichert und angezeigt, er steuert keinen Zutritt.
Einen Sponsor und Zutritt wählen Sie hier nicht. Den Sponsor benennen Sie auf der Seite der Firma, und eine Firma gibt keinen Zutritt. Eine Firma, die zunächst nur Namen und Art braucht, legen Sie auch direkt im Feld Firma einer Person an, wie Eine Person anlegen, Feld für Feld beschreibt.
Der Kopf der Seite zeigt den Namen mit der Art, darunter die Vertragsnummer und die Vertragslaufzeit. Daneben steht, wie lange der Vertrag noch läuft oder seit wann er beendet ist, wie viele Personen für die Firma arbeiten und wie viele Schlüssel ausgegeben sind. Fehlt das Vertragsende, warnt die Seite mit Kein Vertragsende.
Organisationsadministrator, Zutrittsmanager, Zutrittsmedien-Manager und Sicherheitsmonitor sehen alle drei Reiter:
Reiter | Was er zeigt |
|---|---|
Personen | Wer für die Firma arbeitet, mit den Schlüsseln jeder Person und dem Tag, an dem ihr Zutritt endet. Nur zum Lesen. |
Informationen | Den Datensatz der Firma mit Vertrag und Kontaktdaten. Hier wird die Firma bearbeitet. |
Sponsoren | Sponsor und Stellvertretung. Hier benennt und beendet sie der Organisationsadministrator. |
Hier wird niemand hinzugefügt oder entfernt. Ob eine Person für eine Firma arbeitet, legt das Feld Firma in ihrem eigenen Datensatz fest (Eine Person anlegen, Feld für Feld). Die Liste zeigt:
Person mit Name und E-Mail-Adresse. Die Ansprechperson der Firma trägt den Vermerk Kontakt.
Schlüssel, jeder mit der Angabe, wann er fällig wird, und dem Grund: Eigenes Datum des Schlüssels, Eigenes Enddatum oder Vertragsende. Ein Schlüssel ohne Datum zeigt Nie fällig.
Zutritt endet mit dem Tag und dem Grund, Vertragsende oder Eigenes Enddatum. Begrenzt das Vertragsende ein späteres eigenes Enddatum, steht dieses Datum darunter.
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Seite der Person im Reiter Informationen.
Firmen bearbeiten Organisationsadministrator, Zutrittsmanager und Zutrittsmedien-Manager, auf der Seite der Firma im Reiter Informationen.
Öffnen Sie die Seite der Firma und den Reiter Informationen, oder klicken Sie in der Liste auf Bearbeiten.
Klicken Sie in der Karte Firmeninformationen auf Bearbeiten. Kommen Sie über Bearbeiten aus der Liste, ist die Karte schon bereit.
Ändern Sie die Felder. Ein geleertes Feld löscht seinen Wert. Pflicht ist nur Name.
Klicken Sie auf Speichern. Abbrechen verwirft die Änderungen.
Bleibt das Vertragsende unverändert, speichert portierX sofort und bestätigt mit einer Meldung. Name, Vertragsdaten und E-Mail prüft portierX wie beim Anlegen. Haben Sie das Vertragsende geändert, fragt portierX vorher nach.
Das Vertragsende ändern Sie wie jedes andere Feld im Reiter Informationen. Weil es verschiebt, wann der Zutritt der Personen der Firma endet, zeigt portierX vor dem Speichern, wen die Änderung betrifft.
Klicken Sie im Reiter Informationen auf Bearbeiten.
Wählen Sie unter Vertragsende einen Tag, oder leeren Sie das Feld, um das Vertragsende zu entfernen.
Klicken Sie auf Speichern. Ein Fenster fragt nach, etwa Vertragsende entfernen?, und nennt die Personen, deren Zutrittsende sich ändert.
Prüfen Sie die Liste und bestätigen Sie mit Vertragsende setzen, Vertragsende verschieben oder Vertragsende entfernen. Abbrechen führt mit Ihren Eingaben zurück ins Formular.
Das Fenster nennt bis zu acht Personen, jede mit ihrem Zutrittsende nach und vor der Änderung, und darunter jeden Schlüssel, der dadurch früher fällig wird. Weitere Personen zählt es. Ändert sich bei niemandem etwas, sagt das Fenster das. Hat die Firma mehr als 100 Personen, nennt es, wie viele es nicht aufgeführt hat. Liegt der Tag heute oder in der Vergangenheit, sagt das Fenster, dass der Zutritt dieser Personen heute endet oder schon beendet ist und ihre Schlüssel heute fällig oder überfällig sind. Lassen sich die Personen nicht laden, sagt das Fenster auch das, und Sie können das Vertragsende trotzdem ändern.
Nach dem Bestätigen meldet portierX den Tag, an dem der Vertrag endet, oder dass die Firma kein Vertragsende hat.
Das Vertragsende ist der letzte Tag, an dem die Personen der Firma Zutritt haben. Der Zutritt einer Person endet am früheren der beiden Daten, ihrem eigenen Enddatum und dem Vertragsende ihrer Firma.
Ihre Schlüssel werden spätestens an diesem Tag fällig. Das Vertragsende schaltet keinen Schlüssel und keine Karte ab. Wie Rückgabedatum, Enddatum und Vertragsende zusammenwirken, steht in Rückgabedaten, Erinnerungen und überfällige Schlüssel.
Ist das Vertragsende vorbei, erhält keine Person der Firma eine weitere Zuweisung.
portierX ermittelt das Zutrittsende bei jedem Aufruf. Ein verschobenes Vertragsende ändert keinen Personendatensatz und gilt sofort für alle Personen der Firma.
Ohne Vertragsende begrenzt die Firma niemanden, und für jede Person gilt allein ihr eigenes Enddatum.
Auf der Seite der Person nennt der Reiter Informationen den Tag, an dem ihr Zutritt endet, und den Grund (Eine Person ändern, mit einem Benutzerkonto verknüpfen oder löschen).
Der Sponsor einer Firma ist die Person aus Ihrer eigenen Organisation, die für die Firma und ihre Personen einsteht. Jede Firma hat einen Sponsor und beliebig viele Stellvertretungen, die ihn jederzeit vertreten. Benannt werden können nur Ihre eigenen Mitarbeitenden, also Personen ohne Firma. Benennen und beenden darf nur der Organisationsadministrator. Die anderen Rollen sehen die Schaltflächen gesperrt, mit dem Hinweis Nur ein Organisationsadministrator kann jemanden benennen.
Dieser Sponsor ist nicht der Sponsor einer Zutrittsanfrage. Der Sponsor einer Anfrage ist nur ein Vermerk an dieser Anfrage, wie Wann Zutritt eine Freigabe braucht beschreibt.
Öffnen Sie die Seite der Firma und den Reiter Sponsoren.
Klicken Sie auf Sponsor benennen. Ist bereits ein Sponsor benannt, heißt die Schaltfläche Sponsor ändern.
Wählen Sie die Person und bestätigen Sie mit Als Sponsor benennen.
Für die Stellvertretung klicken Sie auf Stellvertretung hinzufügen, wählen eine oder mehrere Personen und bestätigen, bei einer Person mit Als Stellvertretung benennen.
Sponsor ändern ersetzt den Sponsor in einem Schritt, die Stellvertretung bleibt unverändert. Zur Auswahl stehen nur eigene Mitarbeitende, deren Zutritt nicht beendet ist. Eine Person ist für eine Firma entweder Sponsor oder Stellvertretung, nie beides. Soll eine Stellvertretung Sponsor werden, beenden Sie zuerst ihre Stellvertretung. Eine Person ohne Benutzerkonto lässt sich trotzdem benennen, und das Fenster weist darauf hin.
Der Reiter Sponsoren zeigt Sponsor und Stellvertretung, jeweils mit dem Tag, seit dem sie benannt sind. Fehlt der Sponsor, die Stellvertretung oder beides, warnt der Reiter. Ein Sponsor, der ausgeschieden ist, dessen Benutzerkonto pausiert oder deaktiviert ist oder der für eine Firma arbeitet, ist nicht verfügbar. Seine Zeile trägt dann Nicht verfügbar mit dem Grund, etwa Arbeitet für eine Firma, und die Stellvertretung trägt Vertritt. In der Liste der Firmen steht dann Niemand benannt. Die Stellvertretung vertritt weiter, bis ein anderer Sponsor benannt ist.
Eine Person benennen Sie auch von ihrer eigenen Seite aus. Klicken Sie im Reiter Verantwortlichkeiten auf Ort hinzufügen, wählen Sie unter Ort oder Firma die Firma, dann Sponsor oder Stellvertretung, und bestätigen Sie mit Firma hinzufügen. Hat die Firma einen verfügbaren Sponsor, benennt das Fenster die Person nur als Stellvertretung. Einer Person, die für eine Firma arbeitet, bietet das Fenster keine Firma an. Die Seite einer Person beschreibt Eine Person finden und ihre Seite lesen.
Öffnen Sie den Reiter Sponsoren der Firma.
Klicken Sie in der Zeile der Person auf das Symbol zum Beenden. Es trägt den Namen der Person, etwa Anna Brandt als Sponsor beenden.
Das Fenster Diese Verantwortlichkeit beenden? sagt, was das Beenden bewirkt. Bestätigen Sie mit Verantwortlichkeit beenden.
Endet der Sponsor, hat die Firma keinen, bis jemand benannt wird. Die Stellvertretung vertritt weiter, und niemand rückt nach. Wer eine Stellvertretung beendet, ändert nur deren eigene Rolle. Dasselbe geht auf der Seite der Person, im Reiter Verantwortlichkeiten im Abschnitt Firmen. Die Symbole zum Beenden sieht nur der Organisationsadministrator.
Das Audit-Log hält das Anlegen und jede Änderung einer Firma fest, mit jedem geänderten Feld vor und nach der Änderung, auch dem Vertragsende. Ebenso hält es fest, wer als Sponsor oder Stellvertretung benannt oder beendet wurde.
Ein geändertes Vertragsende zeigt sich sofort im Reiter Personen der Firma, auf den Seiten ihrer Personen und unter Personen im Reiter Rückgaben, dort mit dem Grund Vertragsende.
Benennen und Beenden verschicken keine E-Mail. Die Erinnerungen an fällige Schlüssel gehen nicht an den Sponsor. Wer sie erhält, steht in Rückgabedaten, Erinnerungen und überfällige Schlüssel.
Firmen anlegen und bearbeiten, auch ihr Vertragsende, dürfen Organisationsadministrator, Zutrittsmanager und Zutrittsmedien-Manager. Der Sicherheitsmonitor sieht Firmen und ihre Seiten und ändert nichts. Sponsor und Stellvertretung benennt und beendet nur der Organisationsadministrator.
Eine Firma gibt keinen Zutritt. Sollen alle Personen einer Firma denselben Zutritt bekommen, fassen Sie sie über den Filter Firma in einer Gruppe zusammen (Personen in Gruppen ordnen).
Eine Person arbeitet für höchstens eine Firma. Das legt ihr eigenes Feld Firma fest, nie die Seite der Firma.
Der Name einer Firma ist in Ihrer Organisation eindeutig, Groß- und Kleinschreibung zählt nicht. Trägt eine andere Firma den Namen, nennt die Meldung am Feld diese Firma.
Ein Vertrag beginnt spätestens an dem Tag, an dem er endet. Derselbe Tag für beides ergibt einen Vertrag von einem Tag. Ein Vertragsende heute oder in der Vergangenheit ist erlaubt.
Höchstlängen: Name und Vertragsnummer je 255 Zeichen, Telefon 50, E-Mail 255, Adresse 1.000, Notizen 5.000. Das Feld E-Mail nimmt eine einzelne Adresse.
Eine Firma lässt sich weder löschen noch zusammenführen noch archivieren.
Die Benennung als Sponsor oder Stellvertretung gibt keinen Zutritt. Ein Sponsor gibt nichts frei, fügt niemanden hinzu und gibt keine Schlüssel aus.
