Personenbezogene Daten in portierX haben einen festen Lebenslauf: Sie entstehen mit einer Person, bleiben, solange Ihre Organisation sie braucht, und werden nach einem Zeitraum ersetzt, den Ihre Organisation festlegt. Diese Seite ist für Datenschutzbeauftragte und den Organisationsadministrator geschrieben.
Andere Bezeichnungen: DSGVO, Löschkonzept, Recht auf Löschung, Auskunftsersuchen.
Der Datensatz einer Person: Name, E-Mail, Mobilnummer, Geburtsdatum, Unternehmen, Tags und die weiteren Felder, die Ihre Organisation pflegt.
Das Prüfprotokoll: wer wann was getan hat, mit Namen.
Übergabequittungen und gespeicherte Dokumente: wer welchen Schlüssel oder welche Karte erhalten und wie bestätigt hat.
Eine Person, die ausscheidet, bekommt einen Status und ein Enddatum. Ihr Datensatz bleibt mit allen Daten bestehen, bis jemand ihn löscht. So bleibt nachweisbar, welche Schlüssel sie hatte und wann sie sie zurückgegeben hat.
Eine Person löscht der Organisationsadministrator unter Personen. Sie verschwindet aus den Listen. Ihre Daten bleiben für den Zeitraum, den Ihre Organisation unter Einstellungen, Datenschutz festgelegt hat, mindestens 30 Tage, als portierX-Standard 1 Jahr. Danach ersetzt der nächtliche Lauf Name, E-Mail, Mobilnummer, Geburtsdatum, Unternehmen und Tags durch einen Namen wie Deleted person 4F7K. Die Einträge im Prüfprotokoll bleiben und zeigen diesen Namen. Übergabequittungen und gespeicherte Dokumente bleiben unverändert erhalten. Wie die Zeiträume eingestellt werden, steht unter Festlegen, wie lange Daten aufbewahrt werden.
Einträge im Prüfprotokoll löscht der nächtliche Lauf, sobald sie älter sind als der Zeitraum Ihrer Organisation, mindestens 180 Tage, als portierX-Standard 10 Jahre.
Was portierX zu einer Person festhält, zeigt ihr Datensatz. Die Historie einer Person exportieren der Organisationsadministrator und der Zugangsmanager als CSV- oder Excel-Datei, siehe Nachweisen, wer wann Zugang hatte. Welche Exporte es sonst gibt, steht unter Daten aus portierX exportieren.
Werden zwei Datensätze derselben Person zusammengeführt, bleibt der zurückgezogene Datensatz mit seiner Historie erhalten, und die Zusammenführung lässt sich rückgängig machen. Zum Entfernen von Daten ist sie nicht gedacht. Wie es geht, steht unter Personen zusammenführen, die dieselbe Person sind.
Müssen die Daten einer Person vor Ablauf des Zeitraums entfernt werden, schreibt der Organisationsadministrator an [email protected]. portier entfernt die Daten und bestätigt es schriftlich.
Endet der Vertrag, löscht portier auf schriftliche Anfrage alle Daten Ihrer Organisation in portierX: die Datensätze, die gespeicherten Dateien und die Benutzerkonten, die zu keiner anderen Organisation gehören. Die schriftliche Bestätigung nennt, was gelöscht wurde und wo noch eine Kopie besteht:
Datensicherungen halten eine Kopie höchstens 7 Tage.
Anwendungsprotokolle werden 14 Tage aufbewahrt.
Die Dienste, die Nachrichten an Ihre Benutzer zustellen, bewahren deren Versanddaten nach ihren eigenen Fristen auf.
HR-Dateien, die Ihre Organisation in ihren SFTP-Ordner gelegt hat, entfernt portier auf gesonderte Anfrage.
portier behält einen Nachweis über die Löschung mit den Zahlen und ohne personenbezogene Daten, und die Protokolle der Aktionen auf dem Konto Ihrer Organisation. Darin sind Namen und E-Mail-Adressen entfernt. Ein Eintrag zu einer Einladung trägt weiter die Adresse, an die sie ging.
Die Zeiträume legt der Organisationsadministrator fest. Kürzer als 30 Tage für die Daten gelöschter Personen und kürzer als 180 Tage für das Prüfprotokoll geht nicht.
Ersetzte Daten und gelöschte Einträge lassen sich nicht wiederherstellen.
Eine Person, die nur ausgeschieden ist, behält ihre Daten, bis sie gelöscht wird.
Personen löscht nur der Organisationsadministrator.
