Die Einführung von portierX in Ihrer Organisation leitet portier. Ihre Organisation entscheidet und nimmt jeden Schritt ab. Diese Seite beschreibt die Schritte, wer auf welcher Seite was tut und wie geschult wird. Sie richtet sich an alle, die eine Einführung planen, und an den Organisationsadministrator.
Andere Bezeichnungen: Implementierung, Projekt, Rollout, Inbetriebnahme, Schulungskonzept.
Die Einführung läuft in sechs Schritten und in zwei Bahnen, bei portier und bei Ihnen.
In Workshops mit den Zuständigen für Ihre Schlüsselverwaltung, für Informationssicherheit und für Datenschutz geht portier mit Ihnen die heutigen Abläufe durch, vom Antrag bis zur Überprüfung, und bildet sie in portierX als Regeln ab. Welcher Ort welchen Schutzbedarf hat und wer für ihn verantwortlich ist. Welche Schlüssel eine Freigabe brauchen und wann Zugang überprüft wird. Wie lange personenbezogene Daten aufbewahrt werden. Für jedes System, das angebunden wird, richtet portier eine Startkonfiguration ein.
portier legt Ihre Organisation in portierX an. Mit Ihrer IT wird die Anmeldung mit dem Firmenkonto eingerichtet, und die Rollen werden vergeben. Die IT Ihrer Personalabteilung erhält die Schnittstellenbeschreibung für die HR-Datei. Ihre Zutrittskontrollsysteme werden angebunden, zuerst an Ihre Testsysteme, wo Sie welche betreiben.
Arbeitet Ihre Organisation mit portier Vision 5, erstellt portier daraus die Übernahmedateien, in der Reihenfolge, in der die Daten voneinander abhängen. Zuerst die Schließpläne und die Personen mit Personalnummer. Dann Depots und Bestand. Dann wer welche Kopie seit wann hält, mit Ausgabedatum und Rückgabetermin, dazu die Bewegungshistorie und die abgelegten Quittungen. Ihr Organisationsadministrator prüft jede Stufe, bevor sie gilt. Bis zum Stichtag lässt sich jede Stufe wiederholen, und was die Prüfung findet, wird dabei bereinigt, etwa doppelte Personen oder Kopien ohne Depot. Am Stichtag wird der letzte Stand übernommen, und die Schlüsselausgabe läuft ab dann in portierX.
Ohne portier Vision 5 kommen die Daten aus dem Schließplan des Herstellers, aus Tabellen mit Ihren Personen und aus den angebundenen Systemen, siehe Ihren Schließplan aus einer XML-Datei importieren und Personen aus einer Excel- oder CSV-Datei importieren.
Ein Bereich läuft zuerst mit allen Zielprozessen: mit Anfragen und Freigaben, mit den angebundenen Systemen dieses Bereichs und mit einer Überprüfung. Was sich dort zeigt, fließt in die Regeln ein, bevor der nächste Bereich folgt.
Die übrigen Bereiche folgen in der Reihenfolge, die Sie festlegen. Je Bereich werden die Gruppierungen der angebundenen Systeme den Flächen und Gruppen in portierX zugeordnet, die Verantwortlichen benannt und die Ausgabestellen geschult.
Im Betrieb beantwortet der Support Ihre Fragen auf Deutsch und Englisch, siehe Hilfe holen, ein Problem melden oder eine Verbesserung vorschlagen. Zu jeder Auslieferung erscheinen Versionshinweise. Dazu kommen regelmäßige Servicegespräche.
Aufgabe | portier | Ihre Organisation |
|---|---|---|
Steuerung | Eine Person, die die Einführung verantwortet, und eine Kundenbetreuung | Projektleitung und fachliche Verantwortung für die Schlüsselverwaltung |
Abläufe | Moderation der Workshops, Einrichtung der Regeln | Schlüsselverwaltung, Ausgabestellen, Informationssicherheit, Datenschutz |
Technik | Anbindungen, Datenübernahme, Betrieb | IT für Anmeldung und Netz, IT der Personalabteilung, Administration der Zutrittskontrollsysteme |
Schulung | Administratoren, Ausgabestellen, freigebende und prüfende Personen | Benennung der Teilnehmenden je Bereich |
portier schult remote und je Rolle, auf Deutsch, Englisch oder Französisch: die Administratoren, die Ausgabestellen und die freigebenden und prüfenden Personen. Nach der Schulung bleiben die Lernpfade dieses Hilfecenters als Handbuch, einer je Rolle.
Die Personenliste, das Prüfprotokoll und die Berichte exportiert Ihr Organisationsadministrator jederzeit selbst, als Excel- oder CSV-Datei. Welche Rolle welche Liste exportiert, steht unter Daten aus portierX exportieren.
Jede Einführung führt portier. Ihre Organisation entscheidet und nimmt jeden Schritt ab.
Die Reihenfolge der Bereiche legt Ihre Organisation fest.
Das Hilfecenter mit seinen Lernpfaden gibt es auf Deutsch, Englisch und Französisch.
