Dieser Lernpfad ist für den Organisationsadministrator. Seine Aufgabe ist es, portierX für die ganze Organisation einzurichten: Benutzer und Rollen, die Einstellungen, die Orte mit ihren Verantwortlichen und Freigebenden, dazu Schließplan und Personen. Das Einführungsteam von portier schult Sie entlang dieser Seiten. Danach bleibt der Pfad Ihr Handbuch, und Sie können ihn jederzeit allein durcharbeiten.
Benutzer anlegen, jedem die passende Rolle geben und eigene Rollen erstellen, wo keine der fünf passt.
Die Seiten unter Einstellungen einrichten, von den Erinnerungs-E-Mails bis zur Aufbewahrung der Daten.
Standorte, Gebäude und Flächen anlegen, ihren Schutzbedarf setzen und benennen, wer für sie verantwortlich ist.
Festlegen, welche Schlüssel eine Freigabe brauchen, und Freigebende, Eigentümer und Prüfende benennen.
Schließplan und Personen nach portierX bringen und wissen, welche Quelle welche Angabe verwaltet.
Bei einer Prüfung zeigen, was portierX aufzeichnet.
Sie brauchen die Rolle Organisationsadministrator und eine Anmeldung in Ihrer eigenen Organisation. Arbeiten Sie den Pfad mit den echten Standorten und Personen Ihrer Organisation durch. Die Übungen unten lesen nur und ändern nichts.
Ihr erster Tag in portierX. Sie melden sich an und wissen, wo Ihre Arbeit als Organisationsadministrator beginnt.
Sich in portierX zurechtfinden. Sie finden jeden Bereich über die Seitenleiste, das Befehlsmenü und das Benutzermenü.
Was Ihre Rolle Ihnen zeigt und erlaubt. Sie kennen die fünf Standardrollen, bevor Sie sie an Kollegen vergeben.
Einstellungen: Was ein Organisationsadministrator einrichtet. Sie wissen, welche Seite unter Einstellungen was regelt, bevor Sie dort etwas ändern.
Einen Benutzer anlegen und seine Rolle festlegen. Sie legen Kollegen als Benutzer an und geben jedem die Rolle, die seine Aufgabe braucht.
Eine eigene Rolle erstellen. Sie erstellen eine eigene Rolle, wenn keine der fünf zu einer Aufgabe passt.
Festlegen, wer welche Bereiche verwaltet. Sie halten fest, welcher Benutzer welche Standorte, Gebäude oder Flächen verwaltet.
Sprache und Thema von portierX wählen. Sie wählen Sprache und Thema und wissen, was diese Wahl nicht ändert.
E-Mails von portierX mit Ihrem Branding versehen. Sie geben den E-Mails aus portierX Namen, Logo und Farbe Ihres Unternehmens.
Festlegen, wann Erinnerungs-E-Mails verschickt werden und wer sie erhält. Sie legen fest, wann Erinnerungen verschickt werden und wer sie nicht abschalten kann.
Die Schließplan-Legende festlegen. Sie passen die Zeichen in den Schließplänen an die Schreibweise an, die Ihre Organisation gewohnt ist.
Festlegen, wie lange Daten aufbewahrt werden. Sie legen fest, wie lange das Prüfprotokoll und die Daten gelöschter Personen bleiben.
Wie Standorte, Gebäude und Flächen zusammenhängen. Sie verstehen, wie die drei Ebenen ineinandergreifen, bevor Sie sie anlegen.
Standorte, Gebäude und Flächen anlegen. Sie legen Ihre Standorte an, deren Gebäude und die Flächen, die Personen erreichen müssen.
Den Schutzbedarf einer Fläche festlegen. Sie halten fest, wie viel Schutz jeder Ort braucht.
Festlegen, wer für einen Ort verantwortlich ist. Sie benennen, wer für jeden Standort und jedes Gebäude verantwortlich ist und wer vertritt.
Orte, die Aufmerksamkeit brauchen. Sie finden die Orte, für die niemand benannt ist, und schließen jede Lücke.
Wann ein Zugang eine Freigabe braucht. Sie wissen, welche Schlüssel auf ein Ja warten und wer es gibt.
Freigebende, Eigentümer und Prüfende benennen. Sie benennen, wer freigibt, wer Eigentümer eines Schließsystems ist und wer prüft.
Wie Verbindungen in portierX funktionieren. Sie kennen die Arten von Verbindungen, bevor Sie ein System anbinden oder einen Schließplan importieren.
Ihren Schließplan aus einer XML-Datei importieren. Sie bringen den Schließplan aus der Datei Ihres Fachhändlers nach portierX.
Personen aus einer Excel- oder CSV-Datei importieren. Sie legen viele Personen auf einmal aus einer Tabelle an oder aktualisieren sie.
Woher die Daten einer Person kommen. Sie wissen, welche Quelle welche Angabe einer Person verwaltet, und ändern sie an der richtigen Stelle.
Was portierX bei einer Prüfung nachweisen kann. Sie zeigen bei einer Prüfung, welche Aufzeichnungen portierX führt.
Personenbezogene Daten: wie lange sie bleiben und wie sie entfernt werden. Sie können Ihrem Datenschutzbeauftragten sagen, wie lange personenbezogene Daten bleiben und wie sie entfernt werden.
Ein neues Gebäude oder System geht in Betrieb. Sie gehen den ganzen Ablauf einmal durch, von den Orten bis zum ersten Zugang.
Öffnen Sie Einstellungen, Benutzer und lesen Sie auf dem Reiter Standardrollen, was jede Rolle darf. Prüfen Sie danach auf dem Reiter Benutzer, ob jeder Kollege die Rolle hat, die seine Aufgabe braucht (Einen Benutzer anlegen und seine Rolle festlegen).
Filtern Sie unter Flächen den Schutzbedarf auf Sehr hoch. Öffnen Sie jede dieser Flächen und lesen Sie in der Zeile Freigebende Person, wer entscheiden kann (Freigebende, Eigentümer und Prüfende benennen).
Erscheint auf dem Dashboard die Karte Orte, die Aufmerksamkeit brauchen, öffnen Sie die ganze Liste und notieren Sie zu jeder Zeile, was fehlt und wen Sie benennen würden (Orte, die Aufmerksamkeit brauchen).
Öffnen Sie unter Personen eine Person, wechseln Sie auf den Reiter Informationen und lesen Sie unter Personendaten, aus welchen Quellen ihre Daten kommen (Woher die Daten einer Person kommen).
Öffnen Sie Einstellungen, Datenschutz und lesen Sie die beiden Zeiträume und wer sie festgelegt hat. Ändern Sie dort nichts, bevor Ihre Organisation die Zeiträume beschlossen hat (Festlegen, wie lange Daten aufbewahrt werden).
Welche der drei Ebenen Standort, Gebäude und Fläche lässt sich löschen, und was muss vorher geschehen? (Standorte, Gebäude und Flächen anlegen)
Wer entscheidet über einen Schlüssel zu einer Fläche mit Sehr hoch, wenn weder an der Fläche noch darüber eine freigebende Person benannt ist? (Wann ein Zugang eine Freigabe braucht)
Ändert ein Eintrag unter Bereichsmanager, was der Benutzer sehen oder tun darf? (Festlegen, wer welche Bereiche verwaltet)
Was dürfen Sie an Enddatum und Status einer Person von Hand noch ändern, wenn die HR-Datei beides verwaltet? (Woher die Daten einer Person kommen)
Zeigt das Prüfprotokoll, wann jemand eine Tür geöffnet hat? (Was portierX bei einer Prüfung nachweisen kann)
Wer zusätzlich Systeme anbindet, die Anmeldung über Microsoft Entra ID einrichtet oder die HR-Datei betreut, macht mit dem Pfad für die IT-Administration weiter (Lernpfad: IT-Administration).
