Ein ganzes Team braucht dieselben Flächen, etwa die Instandhaltung in Werk Nord. Ein Berechtigungsmanager, Zugangsmanager oder Organisationsadministrator fasst das Team in einer Personengruppe zusammen und gibt der Gruppe einmal Zugang. Eine Flächengruppe legt bei Bedarf ein Organisationsadministrator an. Der Ablauf beginnt unter Personen im Reiter Gruppen.
Jeder Schritt nennt, wer handelt.
Zuerst entstehen die Gruppen, dann die eine Zuweisung.
Ein Berechtigungsmanager, Zugangsmanager oder Organisationsadministrator legt unter Personen im Reiter Gruppen die Personengruppe an und nimmt das Team auf, einzeln oder per Filter nach Firma oder Personentyp (Personen in Gruppen ordnen).
Gehören mehrere Flächen immer zusammen, legt ein Organisationsadministrator unter Flächen im Reiter Gruppen eine Flächengruppe an (Flächen zu Gruppen zusammenfassen).
Die Zuweisung gilt der Gruppe, nicht jeder Person einzeln.
Ein Berechtigungsmanager, Zugangsmanager oder Organisationsadministrator wählt auf der Seite der Personengruppe Zugang zuweisen, dann die Flächen oder die Flächengruppe und den Schlüssel (Einer Personengruppe Zugang geben).
Auf der Prüfseite legt er fest, welches Mitglied welche Kopie bekommt (Einer Personengruppe Zugang geben).
Braucht der Schlüssel eine Freigabe, geht eine Anfrage für die ganze Gruppe hinaus, und vor dem Ja wird nichts übergeben (Wann ein Zugang eine Freigabe braucht).
Nach dem Bestätigen zeigt Ergebnis der Zuweisung, welche Karten portierX selbst aktualisiert hat und welche Schlüssel an der Ausgabestelle warten (Einer Personengruppe Zugang geben).
Die Ausgabestelle bedient die Mitglieder einzeln.
Ein Berechtigungsmanager, Zugangsmanager oder Organisationsadministrator übergibt jedem Mitglied seine reservierte Kopie unter Personen im Reiter Übergaben, und das Mitglied bestätigt den Empfang (Einen Schlüssel oder eine Karte übergeben und den Empfang bestätigen).
Fehlen Kopien, bestellt er sie aus dem Reiter Übergaben der Gruppe und legt sie nach dem Eintreffen unter Bestellanfragen mit Anwenden an (Bestellanfragen für Schlüssel abarbeiten).
Änderungen am Team laufen über die Personengruppe.
Kommt jemand ins Team, nimmt ihn ein Berechtigungsmanager, Zugangsmanager oder Organisationsadministrator in die Personengruppe auf. Er ist sofort berechtigt und steht im Reiter Übergaben der Gruppe, bis er seinen Schlüssel hat (Einer Personengruppe Zugang geben).
Verlässt jemand das Team, nimmt ihn ein Berechtigungsmanager, Zugangsmanager oder Organisationsadministrator aus der Gruppe. portierX setzt die Schlüssel, die er nur über die Gruppe hatte, auf Rückgaben und nimmt die Türen der Gruppe von seinen Karten (Personen in Gruppen ordnen).
Ein Berechtigungsmanager, Zugangsmanager oder Organisationsadministrator nimmt diese Schlüssel im Reiter Rückgaben zurück (Übergaben und Rückgaben abarbeiten).
Der Reiter Personen der Personengruppe führt jedes Mitglied des Teams.
Der Organisationsadministrator sieht im Reiter Zugang der Gruppe die Zuweisung mit ihren Flächen.
Der Reiter Übergaben der Gruppe führt niemanden mehr.
Jedes Mitglied hält seine Kopie, und der Empfang ist bestätigt.
Unter Zugangsberechtigungen im Reiter Bestellanfragen ist keine Anfrage für dieses Team mehr offen.
Wer das Team verlassen hat, steht nicht mehr unter Rückgaben.
