Eine Fremdfirma arbeitet drei Wochen bei Ihnen, und ihre Mitarbeiter brauchen Zugang nur für diese Zeit. Der Zugangsmanager legt jede Person an und vergibt den Zugang mit einem Ende, der Berechtigungsmanager übergibt die Schlüssel und nimmt sie zurück, und für eine Fläche, die eine Freigabe braucht, entscheidet die freigebende Person. Alles beginnt unter Personen.
Der Zugangsmanager legt jede Person mit Person hinzufügen an, mit dem Personentyp „Contractor“, der Fremdfirma im Feld Firma und dem letzten Arbeitstag als Enddatum (Eine Person anlegen, Feld für Feld, Personenfelder und Personentypen).
Der Zugangsmanager gibt jeder Person mit Zugang gewähren Zugang mit Beginn und Ende, und dieses Ende wird zum Rückgabedatum ihrer Schlüssel (Einer Person Zugang geben).
Kommt ein ganzes Team, fasst der Zugangsmanager es über den Filter Unternehmen in einer Personengruppe zusammen und gibt stattdessen der Gruppe Zugang (Personen in Gruppen ordnen, Einer Personengruppe Zugang geben).
Braucht ein Schlüssel eine Freigabe, nennt der Zugangsmanager unter Geschäftlicher Bedarf als Sponsor die Person in Ihrer Organisation, die für den Auftrag einsteht, und übergeben wird erst nach dem Ja der freigebenden Person (Wann ein Zugang eine Freigabe braucht).
Am ersten Arbeitstag übergibt der Berechtigungsmanager die Schlüssel aus dem Reiter Übergaben, und die Person bestätigt den Empfang (Einen Schlüssel oder eine Karte übergeben und den Empfang bestätigen).
Vor, am und nach dem Rückgabedatum schickt portierX Erinnerungen per E-Mail, nach dem Zeitplan, den der Organisationsadministrator unter Einstellungen, Benachrichtigungen festlegt (Festlegen, wann Erinnerungs-E-Mails verschickt werden und wer sie erhält).
Dauert der Auftrag länger, verschiebt der Zugangsmanager zuerst das Enddatum der Person und dann das Rückgabedatum der Schlüssel (Eine Person ändern, mit einer Anmeldung verknüpfen oder löschen, Rückgabedaten, Erinnerungen und überfällige Schlüssel).
Am letzten Tag nimmt der Berechtigungsmanager jeden Schlüssel und jede Karte zurück (Einen Schlüssel oder eine Karte zurücknehmen).
Für ein Team nimmt der Zugangsmanager die Personen aus der Gruppe, oder der Organisationsadministrator löscht die Gruppe, und die Schlüssel der Gruppe kommen auf die Rückgabeliste (Personen in Gruppen ordnen).
Was nach dem Rückgabedatum fehlt, steht unter Personen im Reiter Rückgaben, und einen Schlüssel, der nicht zurückkommt, meldet der Berechtigungsmanager als verloren oder gestohlen (Übergaben und Rückgaben abarbeiten, Verlust, Diebstahl oder Schaden an Schlüssel oder Karte melden).
Der Datensatz jeder Person zeigt den Personentyp „Contractor“, die Fremdfirma unter Firma und das Enddatum.
Jeder einzeln vergebene Schlüssel trägt in der Spalte Rückgabe fällig den letzten Tag des Auftrags.
Verlauf der Berechtigungsübergaben zeigt jede Übergabe als Bestätigt.
Nach dem Auftrag steht unter Zugewiesene Zugangsberechtigungen nichts mehr, und im Reiter Rückgaben steht niemand der Fremdfirma.
Die Gruppe eines Teams ist gelöscht.
