Wer wann Zutritt hatte, steht im Audit-Log. Jede Rolle öffnet es über Audit-Log in der Seitenleiste. Die Rolle Person sieht nur Einträge zu sich selbst, und der Export steht dem Organisationsadministrator und dem Zutrittsmanager offen.
Ein Zutrittsmedium ist der Schlüssel, die Karte oder der Transponder, den eine Person erhält. Ein Raum kann auch ein Bereich sein, ein Zutrittspunkt ist eine Tür oder ein Zylinder.
Jeder Eintrag nennt die handelnde Person, den betroffenen Datensatz, die Aktion und den Zeitpunkt. Die Spalten heißen Datum & Zeit in Ihrer Zeitzone, Kategorie, Aktionstyp, Beschreibung als ganzer Satz in Ihrer Sprache und Ausgeführt von. Ein Warndreieck kennzeichnet einen fehlgeschlagenen oder abgewiesenen Vorgang. Was portierX von sich aus erfasst, trägt unter Ausgeführt von den Eintrag System. Der neueste Eintrag steht oben, und ein Eintrag erscheint innerhalb von etwa 30 Sekunden nach der Aktion. Eine Anmeldung steht im Audit-Log der Organisation, die bei der Anmeldung gewählt wurde. Ein falsches Passwort steht im Audit-Log jeder Organisation, in der das Benutzerkonto aktiv ist.
Kategorie | Was darin landet |
|---|---|
Verwaltung | Angelegte, geänderte und gelöschte Datensätze: Personen, Räume, Standorte, Gebäude, Schlüssel, Zutrittspunkte. Schlüssel, die mit Zutrittspunkten verknüpft oder von ihnen getrennt wurden, und Türen, die mit Räumen verknüpft oder von ihnen getrennt wurden. Zutritt, der einer Gruppe gewährt oder entzogen wurde. Zutrittsanfragen und ihre Entscheidungen, Überprüfungen und die Einstellungen der Organisation. |
Zutrittsmedium-Ausgabe | Ein Schlüssel, der zugewiesen, zurückgegeben, verlängert oder storniert wurde. |
Benutzeraktivität | An- und Abmeldung, vergebene und entzogene Rollen, abgewiesene Aktionen und der Export der Personenliste und der Übergabequittungen. |
System | Was portierX selbst festhält: reservierte und bestätigte Übergaben mit ihren PINs und E-Mails, Importe, jede Synchronisation mit einem angebundenen System, Schlüsselerinnerungen und überfällige Schlüssel. Auch der Export des Audit-Logs steht hier. |
Das Suchfeld durchsucht Namen (Person, Schlüssel, Tür), die Codes von Kategorie und Aktion und die Daten hinter einem Eintrag. Den Satz in der Spalte Beschreibung durchsucht es nicht. Für eine Art von Aktion nehmen Sie Aktivitätstyp.
Filter öffnet drei Gruppen. Personen & Zutritt enthält Personen und Zutrittsmedien. Standort & Aktivität enthält Zutrittspunkte, Aktivitätstyp und Kategorien. Datumsbereich bietet 1T, 1W, 1M und Benutzerdefiniert, das einen Kalender für einen Zeitraum öffnet. Jede Liste hat ein eigenes Suchfeld und Alle auswählen. Eine Liste erscheint nur für eine Rolle, die diese Datensätze sehen darf. Die Zahl neben Filter zählt die angehakten Werte plus eins für einen Datumsfilter. Löschen setzt sie zurück.
Die Seite öffnet sich mit dem letzten Tag. Eine leere Liste bei einem älteren Vorgang liegt am Datumsbereich: wählen Sie 1W, 1M oder Benutzerdefiniert.
Nur Ausnahmen anzeigen kürzt die Liste auf Fehlgeschlagenes und Abgewiesenes: abgewiesene Aktionen, fehlgeschlagene Anmeldungen, fehlgeschlagene Synchronisationen und Importe, überfällige Schlüssel.
Suche und Filter stehen in der Adresse der Seite. Setzen Sie ein Lesezeichen oder schicken Sie den Link an eine Kollegin, dann öffnet sich dieselbe Liste.
Klicken Sie auf eine Zeile. Audit-Log-Details öffnet sich mit zwei Reitern. Details nennt Datum, handelnde Person, Kategorie und Aktion als Code sowie den Ziel- und den verbundenen Datensatz nach Typ und Name. Kontext zeigt die Rohdaten hinter dem Eintrag. Abbrechen schließt ihn.
Der Export braucht die Rolle Organisationsadministrator oder Zutrittsmanager.
Setzen Sie Suche und Filter wie für die Liste.
Klicken Sie auf Exportieren. Der Bereich Audit-Log exportieren öffnet sich.
Wählen Sie unter Dateityp zwischen CSV Komma, CSV Semikolon und Excel (.xlsx). Für ein deutsches Excel nehmen Sie CSV Semikolon.
Prüfen Sie Aktuelle Filter: dort stehen die Suche und jeder Filter, der in die Datei geht. Steht neben einer Zeile Alle, grenzt dieser Filter nichts ein.
Klicken Sie auf Exportieren.
Die Datei audit-logs-JJJJ-MM-TT.csv oder .xlsx wird heruntergeladen, mit jedem passenden Eintrag über alle Seiten hinweg, nicht nur mit der Seite auf dem Bildschirm. Ab 1.000 Einträgen nennt eine Meldung die Anzahl.
Die Datei hat 18 Spalten: Ereignis-ID, Akteur-Typ, Akteur-ID, Akteur-Name, Kategorie, Aktion, Aktionstyp, Aufgetreten am, Erstellt am, Ziel-Typ, Ziel-ID, Ziel-Name, Verwandte Objekte-Typ, Verwandte Objekte-ID, Verwandte Objekte-Name, Anfrage-ID, Ist Ausnahme und Beschreibung. Überschriften und Beschreibung stehen in Ihrer Sprache, in Excel sind die beiden Zeitpunkte Datumszellen. Aufgetreten am ist der Zeitpunkt der Aktion, Erstellt am der Zeitpunkt der Aufzeichnung. Für einen Nachweis zählt Aufgetreten am.
Der Export selbst wird zum Eintrag im Audit-Log, mit dem Aktionstyp exportiert.
Der Export übernimmt die Filter, nicht die Seite auf dem Bildschirm.
Die Rolle Person sieht nur die eigenen Einträge: was das eigene Benutzerkonto getan hat und was am eigenen Datensatz geändert wurde.
Das Audit-Log erfasst, was Menschen und portierX in portierX getan haben. Türöffnungen und Ereignisse aus anderen Systemen stehen nicht darin.
Wie lange Einträge aufbewahrt werden, legt ein Organisationsadministrator unter Einstellungen, Datenschutz fest. Die Zeiträume stehen unter Was portierX bei einer Prüfung nachweisen kann.
Ein Zutrittspunkt, ein Schlüssel, ein Raum und eine Person haben je den Reiter Audit-Log, jeweils mit den Einträgen dieses Datensatzes, einem Suchfeld und Seiten. Der Reiter der Person hat zusätzlich einen Zeitraum, eine Art von Eintrag und einen eigenen Export. Alle Filter und der Export des ganzen Audit-Logs liegen auf der Seite Audit-Log.
